DosenAkuntansi.com

Aliran sistem informasi yang dibuat dengan konsep bertingkat sesuai pangkat atau golongan karyawan yang biasanya  memiliki fungsi akuntansi untuk mengetahui proses penggajian, masalah-masalah dan kelemahan-kelemahan pada sistem perusahaan pada periode tertentu yang sedang berlangsung. Sistem yang baru berguna untuk menyempurnakan atau mengatasi kekurangan dari sistem lama. Bagan alir menunjukkan urutan dari prosedur perusahaan secara keseluruhan sehingga setiap bagian perusahaan bisa dinilai oleh auditor sesuai dengan pengertian, jenis, manfaat, dan standar auditing.

Pengertian Bagan Alir

Bagan alir (flowchart) merupakan bagan (chart) yang menampilkan aliran (flow) di dalam suatu program yang memiliki prinsip prinsip akuntansi atau prosedur sistem secara logika sebagai alat bantu komunikasi dan dokumentasi.

Manfaat Bagan Alir Dalam Pengembangan Sistem

Bagan alir menampilkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sebuah sistem dalam suatu perusahaan. Manfaat bagan ini yaitu menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur di dalam sistem yang menjelaskan tentang hal-hal yang dikerjakan sistem.

Cara Membuat Bagan Alir

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat bagan alir dokumen antara lain:

• Bagan alir dibuat dengan aliran cerita dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
• Aktivitas yang dijelaskan harus diartikan dengan hati-hati sehingga maksud yang ingin disampaikan bisa dimengerti oleh pembacanya.
• Waktu aktivitas dimulai hingga berakhir harus ditentukan secara jelas mulai dari tanggal, bulan, dan tahun.
• Setiap tahapan aktivitas harus dijelaskan dengan memakai deskripsi kata kerja
• Setiap tahap aktivitas harus diurutkan dengan benar.
• Lingkup dan range aktivitas yang dijelaskan harus dijelaskan dengan hati-hati dan terperinci. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas tidak usah digambarkan pada bagan alir yang sama. Simbol-simbol harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman terpisah atau hilangkan semua jika percabangan tidak berkaitan dengan sistem.
• Gunakan simbol-simbol bagan alir yang standar atau tidak berlebihan.

Pengertian Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart) ialah bagan alir yang memuat arah aliran laporan dan formulir serta tembusan di dalamnya pada sebuah organisasi atau perusahaan sehingga dikenal juga dengan sebutan bagan formulir atau bagan laporan termasuk catatan atas laporan keuangan.

Bagan alir dokumen menjelaskan tentang arus dokumen dan informasi pada bidang tanggung jawab di sebuah organisasi atau perusahaan. Bagan alir dokumen berisi tentang berkas-berkas organisasi atau perusahaan dari awal pembuatan hingga akhir (tidak digunakan lagi) yang secara rinci memuat tentang tempat asal, distribusi, tujuan pemakaian, tempat akhir, dan semua hal yang terjadi selama dokumen berjalan (mengalir) melalui sistem perusahaan seperti unsur-unsur laporan keuangan.

Bagan alir dokumen menceritakan arus dokumen dan informasi antar bidang tanggung jawab dalam suatu organisasi atau perusahaan seperti jenis-jenis laporan keuangan untuk menelusuri dokumen dari awal dibuat hingga dokumen tidak dipergunakan lagi. Bagan alir juga berisi tentang dari mana setiap dokumen berasal, proses distribusi, tujuan pemakaian, dan segala sesuatu yang terjadi selama berkas (dokumen) mengalir kepada berbagai bagian terkait melalui sistem yang berlaku pada organisasi.

Manfaat dan Jenis Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen bermanfaat untuk menganalisis prosedur pcngendalian di dalam suatu sistem apakah sudah memenuhi standar atau ketentuan seperti pemeriksaan internal dan pemisahan fungsi. Berikut ini beberapa jenis bagan alir dokumen.

• Bagan alir yang menjelaskan dan mengevaluasi pengendalian  internal dinamakan bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart). Pengendalian internal juga termasuk catatan atas laporan keuangan perusahaan.
• Bagan alir dokumen yang bisa mengungkap kelemahan atau ketidakefisienan organisasi di dalam sistem seperti arus komunikasi yang tidak memadai, kesulitan arus data yang seharusnya tidak perlu terjadi, atau prosedur yang menvebabkan penundaan yang tidak berguna.
• Bagan alir dokumen ini dipersiapkan sebagai bagian dari proses desain sistem dan harus tertera dalam dokumentasi sistem informasi.

Manfaat dari Dokumentasi

Dokumentasi dalam perusahaan sangat diperlukan agar setiap kegiatan perusahaan dapat dilacak dengan mudah. Dokumentasi menjadi standar atau langkah awal untuk menyusun bagan alir dokumen sesuai standar akuntansi keuangan. Adapun manfaat dari dokumentasi antara lain:

• Aspek administrasi, dokumentasi sebagai catatan yang memuat beberapa keterangan seperti nilai identitas, tanggal masuk, tanggal keluar dan data akses.
• Aspek hukum, dokumentasi bisa digunakan sebagai alat bukti yang sah karena memuat jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan yang berlangsung pada setiap kegiatan perusahaan terutama transaksi keuangan.
• Aspek pendidikan, dokumentasi bermanfaat untuk mendukung proses pelatihan karyawan yang menyangkut data atau informasi tentang materi pelatihan, pengajar, dan waktu pelaksanaan pelatihan (training).
• Aspek penelitian, dokumentasi dapat menyediakan data untuk keperluan penelitian yang tercantum dalam sebuah berkas yang dapat dipergunakan untuk keperluan penelitian dalam pengembangan perusahaan.
• Aspek ekonomi, dokumentasi bermanfaat untuk mengetahui besarnya dana yang harus dikeluarkan perusahaan sehingga mengurangi pemborosan, isi dokumentasi juga bisa dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan pembayaran atau transaksi perusahaan. Tanpa adanya bukti atau catatan atas laporan keuangan maka pembayaran atau transaksi tidak bisa dipertanggung jawabkan.
• Aspek managemen, dokumentasi yang lengkap dan disimpan dengan baik menjelaskan tentang seberapa baiknya manajemen perusahaan. Berkas pencatatan memuat arus data dan informasi secara menyeluruh dalam sistem informasi perusahaan yang bermanfaat untuk pelaporan dan penyusunan program sebagai bahan pertimbangan pimpinan dalam membuat keputusan.

Berikut ini contoh Bagan Alir Dokumen Penggajian Karyawan pada sebuah perusahaan.

1. Karyawan menyerahkan biodata atau berkas-berkas diri seperti fotokopi ijazah, fotokopi KTP, fotokopi kartu keluarga, dan lainnya kepada personalia.
2. Personalia menerima biodata karyawan dan mengubahnya atau memasukkan data karyawan ke dalam sistem perusahaan yang valid sehingga pihak manajemen atau petinggi perusahaan bisa melihat data karyawan jika sewaktu-waktu diperlukan.
3. Setelah data karyawan valid diterima oleh pimpinan lalu menelusuri riwayat pekerjaan karyawan pada perusahaan sebelumnya untuk mengetahui posisi karyawan sehingga bisa menentukan besar gaji karyawan itu di perusahaan tersebut karena terkait pencatatan transaksi keuangan perusahaan. Kemudian manajer personalia mengkonsultasikan kepada pimpinan perusahaan tentang usulan gaji dan setelah disepakati barulah diberitakan kepada karyawan tersebut.
4. Setelah pimpinan menyetujui besar gaji, kemudian data itu disahkan dan dibuat rangkap dua. Rangkap pertama diberikan kepada bendahara dan rangkap dua diberikan kepada perusahaan sebagai berkas.
5. Setelah bendahara menerima daftar gaji yang valid dari pimpinan dan manajer personalia, bendahara akan melakukan penggajian pada akhir bulan atau sesuai tanggal kesepakatan dengan karyawan. Bendahara itu membuat slip gaji sebanyak dua rangkap sebagai bukti transaksi perusahaan. Rangkap pertama diberikan kepada karyawan dan rangkap dua disimpan untuk arsip keuangan perusahaan yang digunakan untuk audit operasional. Laporan penggajian juga dibuat sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pimpinan dan rangkap dua sebagai berkas atau arsip keuangan perusahaan yang dipegang oleh bendahara.

Setelah memahami tentang bagan alir dokumen maka kita akan mudah untuk memahami alur kegiatan perusahaan. Dokumen atau arsip bermanfaat sebagai bukti tranksasi benar-benar telah dilakukan atau bukan transaksi fiktif serta sebagai jenis bukti audit.