Setelah memahami cara membuat jurnal umum, pemahaman selanjutnya adalah tentang cara membuat buku besar. Mengapa langkah pembuatan buku besar ini setelah jurnal umum? Karena memang seperti itulah rangkaian urutan dalam proses akuntansi, membuat jurnal, membuat buku besar, membuat neraca saldo, dan menyajikan laporan keuangan.
Membuat buku besar memiliki persamaan arti dengan istilah “posting” dalam akuntansi. Di mana arti sederhana dari posting itu sendiri adalah memindahkan. Maka tahap pembuatan buku besar atau pemostingan adalah memindahkan data dari jurnal umum ke buku besar. Tahap ini begitu mudah, karena hanya memindahkan semua data transaksi dari jurnal. Apakah hanya seperti itu cara membuat buku besar? Untuk lebih jelasnya, mari kita kenali terlebih dahulu apa dan bagaimana bentuk buku besar. (Baca juga : Tujuan Akuntansi Sektor Publik )
Pengertian Buku Besar
Buku besar atau ledger adalah buku atau lembar kerja yang berisi kumpulan akun-akun. Jadi menurut pemahaman mudahnya, disebut buku besar karena memuat saldo semua akun. Fungsi dari buku besar adalah untuk menampung semua akun beserta saldonya masing-masing yang bersumber dari catatan transaksi keuangan dalam jurnal. Buku besar juga digunakan untuk mencatat perubahan yang terjadi pada masing-masing akun yang digunakan perusahaan pada periode tertentu sesuai dengan transaksi keuangannya.
Berkaitan dengan buku besar, dalam akuntansi terdapat istilah posting seperti yang telah disinggung di atas. Istilah posting atau pemostingan ini dimaknai sebagai sebuah proses pemindahan suatu akun beserta saldonya dari lembar jurnal ke dalam buku besar. Dengan dilakukannya pemostingan ini, maka semua akun dapat diketahui saldonya masing-masing secara cepat dan tepat. Karena pada jurnal umum hanya mencatat transaksi-transaksi keuangan yang terjadi secara kronologis. Sehingga akan mengalami kesulitan untuk mengetahui saldo masing-masing akun jika berdasarkan jurnal umum saja. (Baca juga : Fungsi Sistem Informasi Akuntansi)
Lagi pula pada perusahaan tertentu seperti perusahaan dagang atau manufaktur terdapat jurnal lain selain jurnal umum. Seperti jurnal khusus yang terpisah dari jurnal umum. Sehingga transaksi tertentu jelas terpisah. Maka buku besar inilah yang akan menyatukan nominal-nominal dari jurnal-jurnal yang digunakan oleh perusahaan. Untuk kemudian dijumlahkan nilainya dan diketahui saldonya masing-masing akun.
Dalam buku besar, masing-masing akun yang ada akan menampakkan saldonya pada tiap-tiap transaksi yang terjadi. Dengan demikian sangat mudah untuk mengetahui saldo total dari akun yang ada di perusahaan. Karena itulah pemostingan ke buku besar ini harus ada dalam proses akuntansi. (Baca juga : Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik )
Dari penjelasan tersebut, dapat kita tarik kesimpulan tentang manfaat dari pembuatan buku besar ini, yaitu :
- Mengetahui jumlah saldo dari tiap-tiap akun yang digunakan oleh perusahaan
- Mengakomodasi entry jurnal yang dibutuhkan
- Mengumpulkan dan mengklasifikasi data-data transaksi keuangan
- Mempermudah dalam pembuatan neraca saldo
Bentuk-Bentuk Buku Besar
Untuk lebih mendalami gambaran tentang buku besar, perlu diketahui bentuk-bentuk dari buku besar. Dalam akuntansi, buku besar dapat dibagi menjadi 4 bentuk yang digunakan dalam praktik dunia usaha. Keempat bentuk tersebut adalah sebagai berikut :
1. Bentuk T
Bentuk T adalah bentuk yang paling sederhana. Disebut T karena memiliki bentuk menyerupai huruf T. Bentuk ini biasa digunakan oleh perusahaan kecil. Di mana sebelah kiri menunjukkan sisi debet yang ditulis Debet atau D saja, sedangkan sebelah kanan menunjukkan sisi kredit yang ditulis Kredit atau K saja. Nama akun beserta nomor akunnya ditulis pada bagian atas tengah buku besar. (Baca juga : Perbedaan Laporan Keuangan Syariah dan Konvensional).
Keuntungan pemakaian buku besar bentuk T ini adalah pembuatan dan pengisiannya yang simpel dan tidak ribet. Namun demikian, terdapat kekurangan dalam bentuk ini yaitu tidak memuat nomor referensi yang berkaitan dengan jurnal. Selain itu untuk mengetahui jumlah saldo dari akun yang bersangkutan harus menunggu akhir periode (akhir bulan). Karena bentuk T tidak memuat kolom saldo untuk masing-masing transaksi yang terjadi.
2. Bentuk Skontro (2 Kolom)
Bentuk skontro biasa disebut dengan buku besar 2 kolom. Skontro memiliki arti sebelah-menyebelah. Maka buku besar skontro ini memuat kolom-kolom bagian debet dan kredit yang sebelah-menyebelah dalam 1 lajur.
Dalam 1 bagian debet terdapat 4 kolom yang memuat Tanggal, Uraian, Nomor Referensi, dan Debet (untuk ditulis nilai nominal dari transaksi). Begitu pun dalam 1 bagian kredit yang memiliki 4 kolom memuat Tanggal, Uraian, Nomor Referensi, dan Kredit untuk menulis nilai nominal transaksi. Semua kolom-kolom tersebut di sandingkan dalam 1 lajur (sebelah-menyebelah). Sehingga dalam 1 lajur terdapat 8 kolom yang memuat sisi debet dan kredit tersebut. Di mana nama dan nomor akun diletakkan pada bagian atas kolom. (Baca juga : Perkembangan Akuntansi)
3. Bentuk Staffel (3 Kolom)
Bentuk Staffel sering disebut juga dengan buku besar 3 kolom. Bentuk ini digunakan apabila perusahaan memerlukan penjelasan dari transaksi yang relatif banyak terjadi. Disebut 3 kolom karena dalam 1 buku besar memuat 3 kolom untuk nilai nominal debet, nilai nominal kredit, dan jumlah saldo akun. Dengan adanya kolom saldo akun, maka saldo dari tiap transaksi keuangan yang berkaitan dengan akun tertentu dapat diketahui dengan mudah dan tidak perlu menunggu akhir periode. Sehingga bentuk staffel ini memang lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan.
Bentuk Staffel menggunakan 6 kolom yang memuat rincian untuk Tanggal, Uraian (transaksi), Nomor Referensi, Debet (nominal bernilai debet), Kredit (nominal bernilai kredit), dan Saldo. Nama Akun diletakkan pada bagian atas kolom bersebelahan dengan penulisan Nomor Akun. (Baca juga : Level Kerangka Konseptual Akuntansi Keuangan)
4. Bentuk Saldo Rangkap (4 Kolom)
Bentuk saldo rangkap atau disebut juga buku besar 4 kolom ini adalah bentuk yang paling detail. Karena bentuk ini memuat rincian yang lebih spesifik dalam penyusunan akun beserta transaksi-transaksinya. Sehingga buku besar 4 kolom ini lebih mudah dipahami. Bentuk ini biasa digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar yang biasanya memerlukan rincian data akun secara detail dan spesifik mengingat banyaknya akun dan transaksi keuangan yang terjadi.
Bentuk saldo rangkap menggunakan 7 kolom besar yang berisi Tanggal, Uraian, Nomor Referensi, Debet, Kredit, Saldo Debet, dan Saldo Kredit. Pemisahan kolom saldo debet dan kredit ini yang memudahkan untuk mengetahui saldo akun yang bersangkutan memiliki nilai debet ataukah kredit. Kolom saldo itulah yang membedakannya dengan bentuk buku besar staffel. Dan seperti bentuk-bentuk sebelumnya, pada bentuk saldo rangkap Nama Akun diletakkan pada bagian atas kolom bersebelahan dengan penulisan Nomor Akun. (Baca juga : Laporan Keuangan Perusahaan Dagang)
Buku Besar Perusahaan Jasa
Setelah tuntas mengenal buku besar beserta bentuk-bentuknya, selanjutnya kita bahas prosedur pemostingan buku besar. Sebenarnya langkah-langkah dalam melakukan pemostingan ke buku besar tergantung dari bentuk buku besar yang digunakan oleh perusahaan. Dan mengingat bentuk yang lebih rinci dan banyak digunakan adalah bentuk staffel, maka pada penjelasan ini akan berkaitan dengan langkah-langkah pemostingan ke buku besar bentuk staffel.
Pada perusahaan jasa, jurnal yang dipakai dalam mencatat transaksi keuangan biasanya hanyalah jurnal umum. Karena itu pemostingan ke buku besar diambil dari data pada jurnal umum saja. Maka pada perusahaan jasa ini terdapat 7 langkah yang perlu dijalankan dalam proses membuat buku besar yaitu sebagai berikut :
- Menyiapkan lembar buku besar
Langkah pertama dalam pemostingan adalah menyiapkan lembar buku besar yang akan digunakan. Jika perusahaan jasa menggunakan pencatatan akuntansi manual, biasanya buku besar berupa 1 buku untuk 1 akun. Jika komputerisasi, data buku besar untuk 1 akun berada dalam 1 sheet Microsoft Excel.
- Menulis tanggal transaksi
Langkah selanjutnya dalam pemostingan adalah menulis tanggal transaksi pada kolom Tanggal. Karena yang diposting adalah data dari jurnal, maka penulisan tanggal tersebut disesuaikan dengan tanggal transaksi yang tertera pada jurnal. (Baca juga : Tujuan Akuntansi Sektor Publik)
- Mengisi saldo awal akun jika ada
Jika buku besar telah siap, langkah berikutnya adalah menulis saldo awal akun. Saldo ini berasal dari saldo pada laporan neraca akhir tahun. Jika akun tidak memiliki saldo awal, tetap ditulis “Saldo Awal” pada kolom Uraian dan ditulis angka 0 pada kolom “Saldo”.
- Menulis keterangan atau uraian transaksi
Langkah selanjutnya adalah mengisi keterangan atau uraian transaksi dari akun yang bersangkutan pada kolom Uraian. Jika sebuah akun memiliki nilai saldo awal yang ditunjukkan pada neraca periode sebelumnya (tahun lalu), maka kolom uraian ini ditulis dengan “Saldo Awal”.
- Menulis nomor referensi
Menulis nomor referensi pada kolom Nomor Referensi sesuai dengan jenis jurnal dan nomor halaman jurnal yang diposting. Sebagai contoh, data dari jurnal umum halaman 1 maka kita isi dengan “JU-1”. Di mana JU merupakan singkatan dari jurnal umum, dan 1 adalah nomor halaman jurnal umum tersebut. Selesai diposting, jangan lupa untuk sebaliknya mengisi kolom referensi pada jurnal terkait. Pengisian tersebut ditulis dengan kode dari akun yang bersangkutan.
- Menulis nilai nominal pada sisi debet atau kredit
Menulis nilai nominal transaksi sesuai dengan kolom debet atau kredit pada jurnal yang bersangkutan. Jika nilai nominal debet, diisi pada kolom Debet dan nilai nominal kredit ditulis pada kolom Kredit.
- Menulis jumlah saldo
Pada bentuk buku besar saldo rangkap, kolom saldo dibagi menjadi saldo debet dan saldo kredit. Maka kita isi kolom saldo tersebut sesuai dengan hasil penambahan atau pengurangan dari tiap-tiap transaksi yang terjadi pada akun terkait. Akhirnya akan diperoleh saldo akhir dari buku besar akun tersebut. (Baca juga : Cara Membuat Neraca Saldo)
Buku Besar Perusahaan Dagang
Prosedur pembuatan buku besar pada perusahaan dagang hampir sama dengan perusahaan jasa. Yang membedakan adalah data akun yang diambil untuk kemudian diposting ke dalam buku besar. Pada perusahaan dagang, data yang digunakan meliputi data dari jurnal umum dan jurnal khusus. Di mana jurnal khusus ini memuat transaksi-transaksi terkait pembelian dan penjualan barang dagangan. Sedangkan jurnal umum memuat transaksi di luar jurnal khusus.
Jadi cara membuat buku besar pada perusahaan dagang adalah sebagai berikut :
- Menyiapkan lembar buku besar yang akan digunakan. Perusahaan dagang biasanya telah menggunakan akuntansi secara komputerisasi. Maka data buku besarnya untuk 1 akun berada dalam 1 sheet Microsoft Excel.
- Menulis tanggal transaksi pada kolom Tanggal sesuai dengan tanggal transaksi yang tertera pada jurnal.
- Mengisi saldo awal akun pada baris pertama kolom buku besar. Saldo berasal dari laporan neraca akhir tahun. Jika akun terkait tidak memiliki saldo awal, tetap ditulis “Saldo Awal” pada kolom Uraian namun ditulis angka 0 pada kolom “Saldo”. (Baca juga : Fungsi Akuntansi Manajemen)
- Menulis keterangan atau uraian transaksi pada kolom Uraian. Jika sebuah akun memiliki nilai saldo awal pada neraca periode sebelumnya (tahun lalu), maka kolom uraian ditulis dengan “Saldo Awal”.
- Menulis nomor referensi pada kolom Nomor Referensi sesuai dengan jenis jurnal dan nomor halaman jurnal yang diposting. Contoh, “JU-1” yang berarti data tersebut berasal dari jurnal umum halaman 1. Sebaliknya kolom referensi pada jurnal terkait diisi dengan kode dari akun yang bersangkutan.
- Menulis nominal transaksi sesuai dengan kolom debet atau kredit pada jurnal yang bersangkutan.
- Menulis jumlah saldo sesuai dengan hasil penambahan atau pengurangan dari tiap-tiap transaksi yang terjadi pada akun terkait. Dari sana akan diperoleh saldo akhir buku besar dari akun tersebut.
Itulah cara membuat buku besar yang dapat dilakukan dan dipahami dengan mudah. Karena hanya mengambil data transaksi dari jurnal yang telah dibuat sebelumnya. (Baca juga : Standar Akuntansi Keuangan)