3 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi bagi Perusahaan

Meskipun namanya ‘Akuntansi’, tak lantas membuat istilah satu ini tidak bisa berhubungan dengan disiplin ilmu lain. Akuntansi bukan hanya soal nominal atau bagaimana menyeimbangkan debit dan kredit. Akuntansi juga berhubungan dengan bagaimana digunakan secara efektif dan efisien. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka terciptalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

(Baca Juga: Standar Akuntansi Keuangan)

Apa itu Sistem Informasi Akuntansi?

Sistem Informasi Akuntansi bisa dipahami sebagai istilah untuk susunan formulir, catatan, dan peralatan yang termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksana, serta laporan terkoordinasi erat yang didesain guna mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang bisa digunakan oleh manajemen. Pelaksanaannya bisa dengan cara manual maupun dengan sistem akuntansi biaya perusahaan terkomputerisasi.

(Baca Juga: Sistem Akuntansi Biaya)

Pembentukan SIA jelas memiliki latar belakang masalah yang menjadi orientasi atau tujuan penggunaannya. SIA dibentuk dengan tujuan untuk mengolah sampai menyimpan data seluruh transaksi keuangan yang terjadi. Sistem ini memproses data keuangan (yang biasa disajikan dalam bentuk nominal) menjadi sebuah informasi yang bisa dibaca oleh manajemen umum sehingga membantu mereka dalam mengambil keputusan untuk perencanaan dan pengendalian usaha. Masih ada lagi tujuannya yaitu sebagai pengawasan terhadap berjalannya aktivitas keuangan perusahaan. SIA juga berjasa dalam membentuk efisiensi biaya dan waktu terhadap kinerja keuangan serta mampu menyajikan data keuangan secara sistematis dan akurat pada periode akuntansi yang dipastikan tepat.

(Baca Juga: Fungsi Akuntansi Biaya)

Untuk memenuhi standar SIA yang bisa digunakan, setidaknya harus ada lima komponen, yaitu: orang, prosedur, data, software, dan infrastruktur teknologi informasi. Orang sebagai Sumber Daya Manusia (SDM) bertanggung jawab sebagai pihak yang terlatih memahami bisnis serta proses akuntansi dan keuangan pada umumnya. Biasanya, peran orang atau SDM ini dijalankan oleh seorang Akuntan. Komponen Prosedur yang dimaksud adalah Prosedur Keuangan dan Akuntansi, sebuah tata cara proses pencatatan yang bersumber dari transaksi, jurnal, buku besar, neraca, sampai dengan laporan keuangan perusahaan.

Komponen Data merupakan formulir yang berisi catatan seluruh aktivitas perusahaan mulai dari transaksi kas, supply, aktiva tetap, hutan, sampai dengan biaya. Komponen Perangkat Lunak biasanya diisi dengan software standar akuntansi semaca MYOB atau Oracle Finance. Terakhir, komponen Infrastruktur Teknologi Informasi merupakan perangkat keras baik dalam bentuk komputer maupun kelengkapannya. (Baca Juga: Perbedaan Bank Konvensional dan Bank Syariah)

Apa Pentingnya Bagi Perusahaan?

Istilah SIA baru bisa lengkap ketika sudah memenuhi 5 komponen yang disebutkan. Lantas, mengapa kelimanya begitu penting untuk ada? SIA akan menunjang fungsinya dalam perusahaan atau organisasi ketika 5 komponen tersebut tersedia, sehingga kelima-limanya bisa saling terkoordinasi untuk memenuhi fungsi SIA dalam perusahaan atau organisasi seperti:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data yang terkait dengan aktivitas dan transaksi dalam perusahaan.

SIA merupakan pemandu bagi komponen SDM sehingga mereka secara disiplin mengumpulkan serta menyimpan semua data transaksi yang terjadi. Semua hal tersebut harus didokumentasikan untuk kebutuhan laporan dan sebagai bukti untuk penelusuran jika terjadi penyimpangan atau kesalahan kerja. Setiap hal kecil terkait dengan transaksi adalah unsur yang penting dan sebisa mungkin tidak tertinggal untuk disimpan.

2. Mengubah data menjadi informasi bagi manajemen sehingga menunjang pengambilan keputusan. 

Angka dalam laporan bisa jadi bukan sebuah hal yang mudah untuk diintepretasikan. SIA memfasilitasi manajemen untuk membaca laporan dengan lebih mudah ketika data mentah tersebut disajikan dalam bentuk laporan baik itu kalimat-kalimat manajerial atau dalam bentuk chart. Penyajian yang lebih mudah ini akan membantu manajemen ‘membaca’ kinerja perusahaan atau mengambil keputusan terkait dengan masalah atau kondisi khusus yang terjadi.

3. Menyediakan sistem pengendalian untuk menjaga aset perusahaan

Adanya SIA membuat perusahaan bisa melakukan kontrol terhadap aset-aset perusahaan. Sistem ini mempermudah manajemen untuk tetap memantau apa yang dimiliki perusahaan agar bisa dimanfaatkan sebaik mungkin guna menghadapi persaingan ketat di luar sana. (Baca Juga: Perkembangan Akuntansi)

Kehadiran SIA yang memiliki tiga tujuan penting tersebut tak lepas dari perannya dalam menyajikan manfaat-manfaat penting yang bisa dinikmati perusahaan ketika menerapkannya. Penerapan SIA dalam aktivitas perusahaan atau bisnis bisa mewujudkan banyak manfaat seperti berikut.

• Informasi yang disediakan akurat dan disajikan tepat waktu. Ketepatan semacam ini bisa menjadi keunggulan kompetitif perusahaan karena menjadi lebih sensitif terhadap kondisi perusahaan saat ini dan tanggap dalam mengambil keputusan atau tindakan terkait dengan bisnis utama.
• Dikarenakan tindakan-tindakan yang diambil relatif cepat, hal ini bisa melahirkan efisiensi waktu bahkan penghematan biaya produk dan jasa tanpa mengurangi kualitas produk yang dihasilkan.
• Manajemen dilatih untuk bisa cepat sensitif terhadap adanya perubahan dan segera mengambil tindakan terbaik. Bukan tidak mungkin mereka memiliki sense yang lebih tinggi untuk menganalisa situasi hanya dengan merasakan symtomps yang muncul.

(Baca Juga: Manfaat Akuntansi Manajemen)

Subsitem dalam Sistem Informasi Akuntansi

SIA merupakan kesatuan dari beberapa sistem penting yang berjalan dalam suatu perusahaan. Jadi, kalau kita membicarakan SIA sebenarnya bukan hanya membicarakan satu sistem tunggal. SIA adalah gabungan dari beberapa sistem yang tadinya tidak memiliki hubungan erat. Beberapa subsistem yang membentuk SIA tersebut akan dijelaskan secara ringkas dalam poin-poin berikut ini.

• Sistem Pengeluaran (Expenditure System) dipahami sebagai semua kegiatan yang memiliki tujuan untuk mendapatkan berbagai sumber baik dalam bentuk barang atau pun jasa.

• Sistem Pendapatan (Revenue System) adalah sistem yang memuat segala aktivitas perusahaan dengan tujuan mendapatkan laba dari konsumen dan bagaimana mereka menjual produk mereka.

• Sistem Produksi (Prosuction System) merupakan sistem yang berhubungan dengan semua proses terkait pengolahan sumber ekonomi menjadi produk jadi yang siap masuk dalam proses penjualan dan sistem pendapatan.

• Sistem Sumber Daya (Resource Management System) adalah sistem yang kaitannya dengan manajemen dan pengendalian terhadap sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut bisa dalam bentuk aktiva maupun investasi perusahaan.Sponsors Link
  
  

• Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (General Leader and Financial Accounting) adalah rangkaian aktivitas perusahaan yang ada hubungannya dengan transaksi keuangan.

Itu dia sekilas tentang Sistem Informasi Akuntansi atau SIA dan fungsinya dalam perusahaan. Setelah membaca artikel ini, diharapkan pembaca memiliki pengetahuan yang lebih luas bahwa akuntansi bukan sekadar urusan nominal uang atau penjualan dan pendapatan saja. Banyak hal yang termasuk dalam SIA dan kombinasi beberapa hal tersebut ternyata bisa melahirkan efektivitas kerja dan efisiensi waktu yang kelak akan menjadi keunggulan satu perusahaan dalam persaingan dengan rivalnya.