Kas termasuk suatu aktiva lancar (Current Assets) berupa uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa dipakai sebagai alat tukar yang memiliki dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan aset yang paling lancar (likuid) dan paling berisiko sehingga membutuhkan manajemen kas yang sangat ketat untuk menghindari hal-hal yang bisa merugikan perusahaan. Kas Kecil (Petty Cash) merupakan uang yang disimpan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran rutin dalam jumlah rupiah yang relatif kecil. Pemeriksaan saldo kas kecil sesuai hakikat akuntansi memiliki beberapa karakteristik antara lain jumlahnya dibatasi atau sejumlah tertentu yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan sesuai skala operasional perusahaan serta perbedaan biaya dan beban dalam akuntansi.
Metode Pencatatan Kas Kecil
Metode pencatatan kas kecil terdiri dari dua jenis yaitu sistem imperest dan sistem fluktuatif berdasarkan tujuan laporan arus kas.
- Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)
Dalam sistem imprest, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap kecuali ingin mengubah jumlah kas kecil seperti jika kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi jumlahnya. Saat jumlah kas kecil menipis pada akhir periode, kasir kas kecil akan mengisi kembali kas kecilnya. Pengisian kas kecil kembali pada akhir periode perlu dilakukan agar biaya-biaya yang sudah dibayar dari kas kecil bisa dicatat karena dalam sistem imprest, pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali dengan mendebit rekening yang sesuai konsep dasar akuntansi.
- Fluctuation Fund System (Sistem Dana Berubah)
Sistem fluktuasi sesuai fungsi akuntansi keuangan menerapkan metode jumlah kas kecil yang tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, lalu dipakai sesuai dengan kebutuhan dan diisi kembali. Pada sistem ini, jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah sebelumnya (bisa kurang atau lebih).
- Perbedaan Sistem Imprest dengan Sistem Fluktuasi
| Perihal | Imprest Method | Fluctuation Method |
| Pembelanjaan Kas Kecil | Tidak ada jurnal, hanya perlu bukti pembayaran untuk bukti pengeluaran kas. | Harus dibuat jurnal yang sesuai dengan pengeluaran |
| Pengisian Ulang | Pengisian kas kecil kembali harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil pada saat pertama kali dibentuk. | Jumlah (nominal) pengisian kas kecil sesuai dengan kebutuhan |
PT Untung menetapkan dana kas kecil dengan transaksi-transaksi pada bulan Desember 2017.
5 Desember 2017 : Diberikan selembar cek sebesar Rp 2.000.000 untuk mengisi kas kecil.
10 Desember 2017 : telah dibayarkan biaya angkut sebesar Rp. 275.000
15 Desember 2017 : Telah dibayarkan uang lembur karyawan sebesar Rp. 150.000
20 Desember 2017 : Alat-alat tulis kantor telah dibeli secara tunai seharga Rp. 70.000
28 Desember 2017 : Pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran yang memakai kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.
- Jawaban Metode Imprest
Saat Pembentukan Dana Kas Kecil
Tanggal Transaksi Debet Kredit
5/12/2017 Dana Kas Kecil Rp 2.000.000
Kas Rp 2.000.000
Saat pengisian kembali dana kas kecil
Tanggal Transaksi Debet Kredit
28/12/2017 Perlengkapan kantor Rp 96.000
Biaya Angkut Rp 275.000
Uang Lembur Rp 150.000
Perlengkapan Kantor Rp 70.000
Kas Rp 591.000
- Jawaban Metode Fluktuasi
Saat pembentukan dana kas kecil
Tanggal Transaksi Debet Kredit
5/12/2017 Dana Kas Kecil Rp 2.000.000
Kas Rp 2.000.000
Saat transaksi dilakukan maka langsung dicatat pada buku dana kas kecil
Pembayaran Biaya Angkut
Tanggal Transaksi Debet Kredit
10/12/2017 Biaya Angkut Rp 275.000
Kas Kecil Rp 275.000
Pembayaran uang makan lembur karyawan
Tanggal Transaksi Debet Kredit
15/12/2017 Uang Lembur Rp 150.000
Kas Kecil Rp 150.000
Pembelian alat tulis kantor
Tanggal Transaksi Debet Kredit
20/12/2017 Perlengkapan kantor Rp 70.000
Kas Kecil Rp 70.000
Seperti itulah 2 sistem pengelolaan kas kecil yang memengaruhi laporan arus kas. Pilihlah sistem yang paling sesuai dengan karakteristik bisnis Anda sehingga laporan keuangan akan lebih optimal. Dengan mengetahui perbedaannya maka pencatatan transaksi keuangan dan catatan atas laporan keuangan menjadi lebih mudah tanpa memberatkan perusahaan.