Istilah kas kecil atau Petty Cash sering sekali kita ketahui dalam kehidupan sehari-hari. Pengertian kas kecil merupakan akun laporan keuangan yang khusus dipergunakan untuk pencatatan transaksi keuangan secara rutin.
Seperti yang telah kita bahas sebelumnya pada artikel Metode Pencatatan Kas Kecil, bahwa mengelola kas kecil metode imprest dan fluktuatif menjadi hal yang mudah dilakukan oleh suatu entitas bisnis sebagai salah satu konsep dasar akuntansi. Sistem kas kecil sebagai seperangkat kebijakan, prosedur, kontrol, dan bentuk uang tunai yang dikeluarkan untuk berbagai kebutuhan lainnya, seperti perlengkapan kantor.
Cara Mengelola Kas Kecil
Untuk mencapai tujuan akuntansi biaya, adapun 4 cara mengelola dana kas kecil, diantaranya:
- Menetapkan batas saldo kas kecil
Saat awal pembentukan akun kas kecil, pihak Direksi harus memulai cara membuat neraca saldo atas kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional perusahaan dalam suatu jangka waktu tertentu. Sebelum menentukan hal tersebut, terdapat dua metode pencatatan kas kecil yang bisa dipilih, yaitu metode imprest dan fluktuatif.
- Menentukan Kasir Kas Kecil
Setelah menetapkan batas saldo, maka harus ada staf yang bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil atau biasanya disebut kasir kas kecil. Dikarenakan fungsi kas kecil digunakan dalam transaksi-transaksi kecil dan sifatnya rutin. Selain itu, tidak semua staf bisa dijadikan kasir karena terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam memilih seorang kasir, yaitu: menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani proses pembelian dalam jumlah kecil, konsisten, jujur dan menguasai program komputer, misalnya Microsoft Excel.
Pihak Direksi juga sebaiknya memberikan tips belajar akuntansi dengan mudah tentang penanganan kas kecil sebelum kasir memulai tugasnya. Diawali dari memberi petunjuk tentang tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.
- Pengisian Kembali Kas Kecil
Setelah batas saldo dalam sistem pencatatan kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada kasir kas kecil lalu dihitung secara fisik dan harus ada serah terima resmi dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana tersebut. Apabila suatu saat saldo kas kecil tinggal sedikit maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller sesuai dengan metode pencatatan yang digunakan.
- Penggunaan Kas Kecil
Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan kas kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setelah itu, transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran tersebut harus diarsipkan dengan baik. Setelah dilakukan pengelolaan, kasir kas kecil harus selalu melakukan penghitungan terhadap fisik kas kecil setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil.
Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan pengeluaran kas kecil yang telah dibuat oleh kasir kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Hal ini akan dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap hari. Selain itu, Financial Controller juga harus memeriksa fisik kas kecil dengan catatan yang telah dibuat oleh kasir kas kecil untuk mengantisipasi adanya kecurangan yang dilakukan oleh kasir kas kecil dalam sistem akuntansi biaya.
5 Tahap dalam Mengelola Kas Kecil
Mengelola kas kecil metode imprest dan flukuatif dibagi menjadi 5 tahap, diantaranya:
- Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil. Perlengkapan yang dibutuhkan dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil, seperti:
- Bukti Kas Keluar (BKK).
- Buku jurnal kas kecil.
- Buku jurnal pengeluaran kas
- Buku jurnal pengeluaran dana kas kecil
- Registrasi cek
- Formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil.
- Formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil.
- Formulir bukti pengeluaran dana kas kecil.
- Laporan penggunaan dana kas kecil.
- Alat-alat tulis kantor dan alat hitung.
- Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil.
- Mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir.
- Menyusun jenis-jenis laporan keuangan, khususnya laporan mutasi dana kas kecil.
- Menyusun rekonsiliasi kas kecil dalam pengertian rekonsiliasi bank.
Mengelola Kas Kecil Dengan Metode Imprest
Dalam metode Imprest Fund Method, jumlah saldo rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Cek tersebut diuangkan ke bank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil. Setiap kali melakukan pembayaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran, yaitu harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan kas kecil dengan menggunakan sistem dana tetap:
- Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit akun kas kecil dan mengkredit kas bank.
- Pada saat terjadi transaksi pembayaran, biaya tidak langsung dicatat dalam jurnal, tetapi ditunda hingga saat pengisian kembali dana kas kecil.
- Pada waktu pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan ayat jurnal dilakukan untuk transaksi pembayaran yang disertai bukti pembayaran. Pencatatan yang dilakukan adalah dengan cara mendebit akun biaya dan mengkredit kas bank.
- Jika pada akhir periode penutupan buku belum dilakukan pengisian kembali dana kas kecil yang telah terpakai, berarti masih terdapat bukti pembayaran yang belum dicatat. Agar saldo kas kecil sesuai dengan keadaan sebenarnya, perlu dibuat pemeriksaan saldo kas kecil dan pencatatan ayat penyesuaian. Pencatatan dilakukan dengan cara mendebit akun biaya yang sesuai dan mengkredit kas kecil.
Mengelola Kas Kecil Dengan Metode Fluktuatif
Dalam metode Fluctuation Fund Method, pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga jumlah pengganti dana kas kecil tidak harus sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Oleh karena itu, dalam metode dana tidak tetap tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian terhadap saldo akun kas kecil pada akhir periode. Berikut ini penggunaan prosedur pencatatan kas kecil metode fluktuatif:
- Pada saat pembentuk dana kas kecil, akan dilakukan pencatatan dengan mendebit kas kecil dan mengkredit kas,
- Setiap ada pengeluaran kas kecil, langsung dilakukan pencatatan dengan mendebit beban dan mengkredit kas kecil,
- Pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar atau lebih kecil dari pada saat pembentukan tanpa memperhatikan berapa kas kecil yang sudah dikeluarkan.
Berikut adalah penjelasan yang secara detail untuk memudahkan Anda dalam belajar cara mengelola kas kecil metode imprest dan fluktuatif.