Pemeriksaan Saldo Kas Kecil Secara Fisik, Tujuan dan Contohnya

Untuk menjaga validitas dan kredibilitas perusahaan termasuk informasi keuangan yang menyertainya, diperlukan adanya pemeriksaan rutin. Pemeriksaan rutin ini biasa disebut dengan audit. Terdapat 2 lingkup audit yang banyak diterapkan perusahaan, yaitu audit internal dan audit eksternal.

Audit internal adalah audit atau pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor perusahaana. Pemeriksaan yang dilakukan melingkupi semua elemen perusahaan termasuk akuntansi dan manajemen. Dalam audit akuntansi meliputi pos-pos yang berkaitan dengan proses akuntansi dan laporan keuangan. Tidak ketinggalan juga pemeriksaan saldo kas kecil.

Seperti tujuan dari audit yaitu untuk melaksanakan fungsi pengendalian, pemeriksaan saldo kas kecil juga menerapkan fungsi pengendalian internal perusahaan. Dalam pemeriksaan ini terdapat prosedur tertentu untuk mendapatkan standar validitas, kelayakan serta kesesuaian dengan standar operasional yang telah ditetapkan. Maka berikut ini adalah penjelasan beberapa hal terkait pemeriksaan saldo kas kecil.

Baca juga :

• Unsur-Unsur Laporan Keuangan
• Sistem Pencatatan Kas Kecil
• Jenis-Jenis Akuntansi

Tujuan Pemeriksaan Fisik Saldo Kas Kecil

Yang dilakukan pertama kali dalam audit kas adalah memeriksa atau menghitung fisik saldonya. Berapa jumlah uang yang ada di tangan kasir, apakah sesuai dengan nilai saldo yang tercatat dalam pembukuan atau tidak. Hal ini berlaku juga dengan pemeriksaan fisik pada saldo kas kecil jika perusahaan menerapkan adanya dana kas kecil.

Pemeriksaan fisik ini merupakan bentuk pertanggungjawaban pengelola dana kas kecil atas semua pengeluaran dana kas kecil yang terjadi selama 1 periode. Pemeriksaan ini dilakukan setiap akhir periode berikut melakukan pemeriksaan pada buku kas kecil yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil (petty cash voucher). Perhitungan saldo kas kecil ini dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Memeriksa saldo kas kecil melalui catatan pembukuan yang ada, yaitu saldo awal ditambah penerimaan dan dikurangi pengeluaran kas kecil.
2. Memeriksa saldo kas kecil secara fisik, yaitu menghitung semua uang yang ada dalam kas kecil.

Baca juga :

• Transaksi Bisnis Perusahaan
• Pengertian Hutang Lancar
• Metode Pencatatan Kas Kecil

Tujuan Pemeriksaan Saldo Kas Kecil

Segala sesuatu yang diterapkan memiliki tujuan tertentu. Adapun tujuan dari pemeriksaan saldo kas kecil tidak jauh berbeda dengan tujuan pemeriksaan kas atau pun setara kas lainnya, yaitu :

• Untuk memeriksa apakah saldo kas kecil yang ada di neraca betul-betul ada dan dimiliki perusahaan
• Untuk membuktikan apakah jumlah uang saldo kas kecil sesuai dengan catatan pembukuannya
• Sebagai bentuk pertanggungjawaban semua pengeluaran dana oleh kasir kas kecil
• Untuk menelusuri penyelewengan yang mungkin terjadi mengingat kas kecil bersifat mudah dipindahtangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya
• Untuk memeriksa internal control perusahaan atas transaksi yang berhubungan dengan kas kecil, apakah sudah baik atau perlu perbaikan
• Untuk memeriksa adanya batasan yang mungkin ada dalam penggunaan dana kas kecil
• Untuk memeriksa apakah penyajian kas kecil pada laporan keuangan telah sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum (PABU)

Baca juga :

• Siklus Akuntansi
• Manfaat Akuntansi
• Fungsi Akuntansi

Prosedur pemeriksaan saldo kas kecil dilakukan dengan tahap-tahap di bawah ini :

1. Pemeriksaan saldo kas kecil melalui catatan pembukuan, yang secara umum dibuat dengan struktur sebagai berikut :

Saldo awal kas kecil                                                               Rp    XXX

Penerimaan kas selama satu bulan                                    Rp    XXX +

Rp    XXX

Pengeluaran kas selama satu bulan                                     Rp    XXX –

Saldo akhir kas kecil                                                               Rp    XXX

2. Pemeriksaan saldo kas kecil secara fisik dilakukan dengan menghitung fisik uang tunai yang ada pada kasir kas kecil
3. Pemeriksaan tersebut dilakukan oleh petugas pemeriksa, disaksikan oleh dua orang atau lebih dan diawasi oleh akuntan internal atau akuntan publik (jika perusahaan menggunakan jasa akuntan publik)
4. Perhitungan uang kas secara fisik dapat dibuat dengan struktur yang ada dalam berita acara pemeriksaan kas kecil.

Baca juga :

• Manfaat Laporan Keuangan
• Perbedaan Laporan Keuangan Syariah dan Konvensional
• Sistem Akuntansi Biaya

Penyusunan Berita Acara Pemeriksaan Kas Kecil

Saldo kas kecil menurut pem bukuan menunjukkan jumlah yang sama dengan saldo kas kecil menurut perhitungan fisiknya. Maka setelah itu kegiatan pemeriksaan saldo kas kecil dituangkan dalam berita acara pemeriksaan kas kecil, seperti contoh berikut.

Berita Acara Pemeriksaan Kas Kecil

PT. ABCD

31 Januari 2017

Saldo buku per 1  Januari 2017                                                         Rp          1.000.000,00

Jumlah penerimaan bulan Januari 2017                                        Rp              250.000,00 +

Rp           1.250.000,00

Jumlah pengeluaran bulan Januari 2017                                        Rp             825.000,00 –

Saldo buku kas kecil per 31 Januari 2017                                        Rp             425.000,00

Perhitungan uang kas kecil per 31 Januari 2017 menghasilkan jumlah sebagai berikut :

• Uang Kertas :

5 lembar @ Rp    50.000,00               = Rp  250.000,00

5 lembar @ Rp    20.000,00               = Rp  100.000,00

4 lembar @ Rp    10.000,00               = Rp    40.000,00

3 lembar @ Rp    5.000,00                 = Rp    15.000,00

5 lembar @ Rp    2.000,00                 = Rp    10.000,00 +

Rp   415.000,00

• Uang Logam :

6 Keping @ Rp.    1.000,00         = Rp    6.000,00

6 Keping @ Rp.       500,00         = Rp    3.000,00

4 Keping @ Rp.       200,00         = Rp       800,00

2 Keping @ Rp.       100,00         = Rp       200,00 +

Rp     10.000,00 +

Rp   425.000,00

Saldo buku kas per 31 Januari 2017 sama dengan uang kas yang dihitung pada tanggal tersebut.

Jakarta, 31 Januari 2017

Akuntan                        Saksi :                         Petugas Pemeriksa

Rini                              1) Setyo                                  Adiguna

2) Bambang

Baca juga :

• Laporan Keuangan Perusahaan Dagang
• Cara Membuat Buku Besar
• Standar Akuntansi Keuangan

 Perlakuan Adanya Selisih Kas Kecil

Contoh yang tertuang dalam berita acara di atas menunjukkan bahwa saldo kas kecil menurut catatan pembukuan sama dengan hasil pemeriksaan atau perhitungan uang secara fisik. Namun ada kalanya praktik pemeriksaan tidak selalu menghasilkan hasil yang sama, melainkan sering terjadi perbedaan antara jumlah uang dengan catatan pembukuannya.

Jika dana kas kecil menurut perhitungan fisik lebih besar daripada menurut catatan pembukuan disebut dengan selisih kas kecil lebih (petty cash overage). Sebaliknya, jika dana kas kecil menurut perhitungan fisik lebih kecil daripada menurut catatan pembukuan disebut dengan selisih kas kecil kurang (petty cash shortage). Apabila terjadi selisih atau perbedaan tersebut, sebab-sebabnya bisa karena hal-hal berikut :

• Salah catat pada jurnal penerimaan kas atau pun jurnal pengeluaran kas
• Kehilangan akibat kesalahan saat transaksi pertukaran, misal saat memberikan uang kembalian
• Terdapat uang palsu
• Adanya penerimaan atau pembayaran yang bernilai kecil atau recehan, kemudian dibulatkan ke atas atau ke bawah
• Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak dapat diketahui

Baca juga :

• Tujuan Akuntansi Keuangan
• Standar Akuntansi Syariah Internasional
• Perkembangan Akuntansi

Jika terjadi perbedaan atau selisih seperti di atas tidak lantas dibiarkan atau diabaikan. Karena bagaimana pun pada akhirnya akan memengaruhi hasil laporan keuangan perusahaan. Maka perlakuan adanya selisih atau perbedaan di atas dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Jika sebab terjadinya selisih karena pencatatan yang salah, kesalahan transaksi, atau pembulatan nominal, maka perlakuannya dengan memperbaiki saldo kas kecil melalui jurnal koreksi

Contoh :

Saldo akun kas kecil pada 31 Januari 2017 sebesar Rp. 425.000,- namun berdasar perhitungan secara fisik jumlahnya Rp. 436.000,- Setelah dilakukan penelitian, ternyata pembelian alat kantor secara tunai tanggal 22 Januari 2017 sebesar Rp 78.000,- dicatat Rp. 87.000,-

Jurnal koreksi untuk kesalahan tersebut adalah :

Kas kecil                                   Rp  9.000

Peralatan kantor                        Rp 9.000

2. Jika sebab terjadinya selisih karena uang palsu atau sebab lain yang tidak dapat diketahui, maka selisih tersebut ditampung dalam akun ”Selisih Kas Kecil”

Contoh :

Saldo akun kas kecil tanggal 31 Januari 2017 sebesar Rp. 465.000,- namun jumlah uang kas kecil yang ada sebenarnya Rp 415.000,- Setelah dilakukan penelitian ternyata ada uang palsu Rp 50.000 yang telah disisihkan. Maka selisih tersebut dimasukkan ke akun Selisih Kas, melalui jurnal :

Selisih kas kecil                         Rp 50.000

Kas kecil                                   Rp 50.000

Kesimpulan dari perlakuan selisih saldo kas kecil di atas adalah :

1. Jika kesalahan pencatatan jurnal terlalu besar, ayat koreksinya ditulis di sisi yang berlawanan sebesar kelebihan.
2. Jika kesalahan pencatatan jurnal terlalu rendah, ayat koreksinya ditulis di sisi yang sama sebesar kekurangannya.
3. Jika terjadi selisih lebih pada dana kas kecil (petty cash overage), jurnalnya dengan mendebet kas kecil dan mengkredit Selisih Kas Kecil.
4. Jika terjadi selisih kurang kas kecil (petty cash shortage), jurnalnya dengan mendebet Selisih Kas Kecil dan mengkredit Kas Kecil.

Yang perlu digarisbawahi, perlakuan selisih kas kecil dicatat setelah dilakukan penelitian dengan seksama pada fisik uang kas kecil maupun pada catatan pembukuannya. Dan selisih kas kecil lebih dianggap sebagai pendapatan, sedangkan selisih kurang dianggap sebagai kerugian atau beban. Dalam laporan laba rugi, selisih kas kecil lebih diakui sebagai pendapatan di luar usaha, sedangkan selisih kas kecil kurang diakui sebagai beban di luar usaha.

Baca juga :

• Tujuan Akuntansi Sektor Publik
• Perbedaan Bank Konvensional dan Bank Syariah
• Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Sebagai tambahan,  salah satu bentuk lain pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil selama 1 periode tertentu adalah dengan menyajikan Laporan Mutasi Dana Kas Kecil. Laporan mutasi ini memuat informasi berupa :

• saldo awal kas kecil
• pengeluaran kas kecil yang disertai buku catatannya
• selisih kas kecil pada periode tertentu (jika ada)
• pengisian kembali dana kas kecil

Itulah rangkaian pemeriksaan saldo kas kecil yang harus dilakukan perusahaan guna pelaksanaan fungsi pengendalian internal perusahaan.