Kas merupakan aset perusahaan yang tidak asing lagi, yang mana merupakan aktiva lancar karena paling sering digunakan. Pengertian kas sendiri adalah segala sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. Dalam konteks akuntansi, kas haruslah dapat digunakan sebagai alat transaksi dan aset yang dapat disimpan. (Baca juga: Kerangka Konseptual Akuntansi Keuangan)
Bentuk kas meliputi uang dan surat-surat berharga. Namun tidak semua surat berharga bisa dikategorikan sebagai kas. Untuk lebih memahami apa saja yang termasuk kas, berikut rinciannya:
- Uang logam dan kertas
- Rekening giro
- Simpanan dalam bentuk uang, khususnya di bank
- Cek kasir
- Cek yang belum disetorkan
- Cek dalam perjalanan
- Wesel Pos
Perusahaan sebagian besar membagi kas mereka menjadi dua kategori, kas kecil (petty cash) dan kas dalam bank (aset simpanan). Kita akan membahas mengenai kas kecil dan bagaimana prosedur pengelolaan kas kecil. (Baca juga: Pengelolaan Kas Kecil)
Kas Kecil
Kas kecil adalah kas yang berjumlah relatif kecil dibanding keseluruhan kas perusahaan, yang digunakan untuk membiayai keperluan-keperluan skala kecil. Selain keperluan skala kecil, hal-hal yang dibiayai kas kecil merupakan kebutuhan operasional perusahaan yang bersifat harian, dan juga kebutuhan yang mendadak. (Baca juga: Pengertian Kas Kecil)
Sifat utama dari kas kecil ada dua. Yang pertama adalah kas kecil berkisar pada nominal yang sudah dibatasi, dan penggunaannya tidak boleh melebihi nominal tersebut. Nominal itu tentunya sudah dibuat berdasarkan estimasi kebutuhan-kebutuhan yang termasuk cakupan kas kecil.
Yang kedua adalah transaksi yang dikeluarkan kas kecil adalah transaksi yang berjumlah kecil. Karena itu, kebutuhan yang ditanggung kas kecil merupakan kebutuhan yang cenderung bersifat harian atau mingguan. Bukan kebutuhan besar seperti penanaman modal atau pembelian bahan baku.
Transaksi yang termasuk dalam pembiayaan kas kecil juga adalah transaksi yang bersifat mendadak, dan tentunya dengan catatan jumlahnya kecil juga. Misalnya, dewan direksi mengadakan rapat dadakan, dan setiap rapat tentunya membutuhkan konsumsi. Dana untuk membayar konsumsi yang dibutuhkan itu tidak ada dalam anggaran rapat rutin, sehingga diambil dari dana kas kecil. (Baca juga: Metode Penghapusan Piutang)
Meskipun namanya kas kecil, bukan berarti dapat dianggap enteng. Karena bagaimanapun juga kas kecil merupakan bagian dari aset perusahaan yang harus dikelola dengan baik. Kas kecil yang tidak tidak terkelola baik dapat membuat keuangan perusahaan berantakan, bahkan bisa-bisa menimbulkan kerugian pada perusahaan.
Jadi tentunya kas kecil harus dikelola dengan baik dan benar. Tapi apa saja yang dibutuhkan untuk mengelola kas kecil? (Baca juga: Jenis Jenis Laporan Keuangan)
Persiapan Pengelolaan Kas Kecil
Seperti yang diulas sebelumnya, pengelolaan kas kecil dengan baik dan benar sangatlah penting bagi perusahaan. Namun sebelum itu, kita harus mempersiapkan peralatan yang memiliki peran penting dalam proses pengelolaan kas kecil. (Baca juga: Pengertian Akuntansi Keuangan)
Berikut adalah peralatan yang perlu disiapkan untuk mengelola kas kecil:
- Formulir permintaan, mencakup permintaan pengeluaran kas kecil dan pengisian kembali kas kecil.
- Buku jurnal kas kecil dan jurnal pengeluaran kas.
- Buku laporan penggunaan kas kecil.
- Formulir untuk bukti pengeluaran kas kecil.
- Dan jangan lupa, alat tulis dan alat hitung.
Setelah memahami apa saja yang perlu disiapkan untuk mengelola kas kecil, selanjutnya adalah prosedur pengelolaan kas kecil itu sendiri. Prosedur pengelolaan kas kecil secara garis besar dibagi menjadi tiga tahap, yaitu pembentukan dana, pemakaian atau penggunaan dana, dan pengisian kembali dana kas kecil. (Baca juga: Sistem Ekonomi Syariah)
Pembentukan Kas Kecil
Hal pertama yang perlu dilakukan dalam pengelolaan kas kecil adalah pembentukan dana kas kecil. Pembentukan dana ini sifatnya bergantung pada kebijakan otorisasi perusahaan, berikut apa saja yang termasuk dikategorikan dalam pembiayaan kas kecil sampai siapa pemegang dana kas kecil. Jadi isi kas kecil satu perusahaan kemungkinan berbeda dengan perusahaan lain. (Baca juga: Laporan Keuangan Perusahaan Dagang)
Namun secara umum prosesnya sama. Perusahaan, biasanya bagian keuangan, membuat estimasi mengenai pos-pos keperluan yang dapat dibiayai kas kecil, biasanya dibuat estimasi satu periode bulanan atau setengah tahun. Estimasi ini juga mencakup perkiraan kebutuhan mendadak yang akan muncul.
Dalam proses pembentukan dana ini, ada empat bagian yang sering terlibat. Bagian-bagian tersebut adalah:
- Bagian Hutang
Bagian hutang menerima surat keputusan mengenai pembentukan kas kecil dari bagian keuangan. Kemudian bagian hutang membuat bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar. Bukti pengeluaran kas tersebut dicatat dalam bukti kas keluar belum dibayar, yang berfungsi sebagaia buku pembantu hutang. (Baca juga: Fungsi Buku Besar dalam Akuntansi)
Lembar 1 dan 3 bukti pengeluaran kas untuk bagian kasa (dengan lampiran surat pembentukan kas kecil). Lembar 1 akan dicap lunas oleh bagian kasa dan dikembalikan pada bagian hutang berikut lampiran surat pembentukan kas kecil. Bagian hutang akan mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran di lembar 1 itu dalam daftar bukti kas keluar. Setelah dicatat, lembar 1 diserahkan kepada bagian jurnal dan laporan.
Sedangkan lembar 2 bukti pengeluaran kas diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait. (Baca juga: Cara Membuat Buku Besar)
- Bagian Kasa
Bagian kasa menerima lembar 1 dan 3 bukti pengeluaran kas dari bagian hutang. Bagian kasa kemudian menyediakan cek sejumlah yang tertera di lembar tersebut untuk ditandatangani bagian yang berwenang dalam mengeluarkan kas.
Setelah itu, bagian kasa memberikan tanda cap lunas pada lembar 1 dan 3. Lembar 1 dikembalikan ke bagian hutang, dan lembar 3 diberikan pada pemegang kas kecil. (Baca juga: Perkembangan Akuntansi)
- Bagian Jurnal dan Laporan
Bagian jurnal dan laporan menerima lembar 1 bukti pengeluaran kas yang telah dicap oleh bagian kasa, dari bagian hutang. Bukti pengeluaran kas tersebut kemudian dicatat dalam bukti jurnal pengeluaran kas atau register cek. Setelah itu, bukti pengeluaran kas beserta surat pembentukan kas kecil diarsipkan dalam bukti pengeluaran kas yang sudah dibayar.
- Pemegang Kas Kecil
Pemegang kas kecil menerima lembar 3 bukti pengeluaran kas yang sudah dicap tanda lunas beserta cek dari bagian kasa. Cek tersebut kemudian dicairkan ke bank, dan uang kas kecil yang sudah dicairkan itu disimpan oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil juga harus menyimpan bukti pengeluaran yang disusun berdasarkan urutan tanggal.
Penggunaan Kas Kecil
Setelah membentuk kas kecil, prosedur selanjutnya adalah pemakaian atau penggunaan dana kas kecil. Dalam tahap ini, bagian yang paling sering berkaitan adalah pemegang kas kecil dan pemakai kas kecil. (Baca juga: Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa)
Pemegang kas kecil adalah bagian yang berwenang dalam mengeluarkan kas kecil, karena mereka bertanggung jawab penuh atas penggunaan kas kecil. Pegawai yang memiliki kebutuhan atas dana kas kecil, atau pemakai kas kecil, perlu mengajukan permintaan secara formal untuk dapat menggunakan kas kecil.
Biasanya perusahaan memiliki form khusus untuk pengajuan permintaan kas kecil. Form ini perlu diisi oleh pemakai kas kecil dengan detail. Form itu juga harus disetujui bagian yang berwenang, seperti kepala divisi atau bagian yang terkait. Setelah itu, form diserahkan kepada pemegang kas kecil. (Baca juga: Fungsi Sistem Informasi Akuntansi)
Pemegang kas kecil kemudian memberikan dana yang dibutuhkan oleh pemakai kas kecil. Dalam pemakaian, perlu diingat dengan baik oleh pemakai kas kecil untuk menyimpan dan mengarsipkan bukti-bukti pembayaran yang menggunakan kas kecil.
Bukti-bukti ini kemudian diserahkan lagi kepada pemegang kas kecil sebagai laporan. Pemegang kas kecil perlu merekap segala dokumen yang berkaitan dengan pengeluran kas kecil, termasuk bukti pembayaran yang diserahkan pemakai kas kecil. Dokumen ini kemudian diserahkan pada bagian keuangan untuk pengisian kembali kas kecil. (Baca juga: Perbedaan Bank Konvensial dan Bank Syariah)
Pengisian Kembali Kas Kecil
Prosedur pengelolaan kas kecil yang ketiga adalah pengisian kembali kas kecil. Pada tahap ini, pemegang kas kecil mengajukan permintaan pengisian kembali kas kecil kepada bagian kasir atau bagian keuangan (tergantung siapa yang berwenang di perusahaan itu).
Dalam mengajukan permintaan pengisian kembali, pemegang kas kecil perlu menyerahkan catatan pengeluaran kas kecil beserta bukti-bukti pengeluaran atau pembayaran. Catatan pengeluaran itu kemudian diperiksa oleh bagian keuangan untuk dicek apakah memang pengeluaran yang dilakukan itu sesuai dengan ketentuan. (Jurnal Penerimaan Kas)
Setelah itu, bagian keuangan memeriksa jumlah dana kas kecil yang tersisa. Jika dana sudah mendekati batas minimum, maka permintaan pengisian kembali kas kecil akan disetujui. Bagian keuangan lalu memberikan cek senilai dengan jumlah pengeluaran kas kecil kepada pemegang kas kecil. Kemudian, pemegang kas kecil mencairkan kembali cek itu untuk memenuhi jumlah kas kecil seperti semula.
Prosedur pemakaian dan pengisian kembali kas kecil ini terus berulang setiap periodenya. Jumlah kas kecil cenderung sama dengan yang ditentukan di awal, kecuali jika perusahaan menilai diperlukan perubahan jumlah tersebut. Kalau perubahan diperlukan, maka perusahaan akan membuat estimasi dan membentuk kas kecil terbaru. (Baca juga: Ruang Lingkup Akuntansi Syariah)
Demikian pembahasan mengenai kas kecil dan prosedur pengelolaannya dengan lengkap. Semoga tulisan ini dapat berguna bagi anda yang mencari informasi mengenai kas kecil dan bagaimana prosedur pengelolaan dana kas kecil.