Pengelolaan Kas Kecil Perusahaan

Dalam mempelajari akuntansi, istilah kas kecil merupakan hal yang familiar ditemui. Kas dalam akuntansi merupakan aktiva lancar, dengan kata lain aset perusahaan yang paling sering digunakan. Dalam penggunaannya, kas termasuk bagian yang sering mengalami keluar masuk perusahaan. (Baca juga: Pengertian Jurnal Penerimaan Kas dan Pengeluran Kas)

Sedangkan kas secara umum adalah alat pembayaran yang diterima sah di Indonesia, baik berupa uang tunai, surat berharga, cek, giro, dan lain sebagainya. Ciri kas yang utama ada dua, yaitu dapat diterima sebagai alat pembayaran sah dan dapat diterima oleh bank sebagai simpanan yang kemudian masuk ke dalam  aset perusahaan. (Baca juga: Fungsi Sistem Informasi Akuntansi)

Untuk lebih detailnya, berikut bentuk-bentuk kas:

1. Uang kertas dan uang logam.
2. Simpanan dalam bentuk uang.
3. Rekening giro (demand deposit).
4. Cek yang belum disetorkan.
5. Cek dalam perjalanan, yaitu cek yang belum diuangkan ke bank tapi sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
6. Cek kasir.
7. Wesel pos.

Namun ada juga bentuk-bentuk lain yang menyerupai kas, namun bukan termasuk ke dalam kas. Untuk dapat membedakannya, berikut beberapa surat atau dokumen yang bukan termasuk kas:

1. Deposito berjangka (time deposit).
2. Wesel tagih.
3. Cek mundur (post date cheque).
4. Surat berharga jangka pendek.
5. Pembayaran di muka/ di awal (prepaid expense).
6. Kas yang sengaja disisihkan untuk tujuan tertentu, seperti pembayaran deviden, pelunasan obligasi, dana pensiun.
7. Perangko dan materai.

Dalam perusahaan sendiri, kas secara garis besar dibagi menjadi dua. Yang pertama adalah kas di bank, yaitu segala jenis kas perusahaan yang disimpan di bank. Yang kedua adalah kas kecil, yang akan kita bahas lebih lanjut dalam tulisan ini. (Baca juga: Jenis Jenis Laporan Keuangan)

Apa itu kas kecil? Kas kecil kerap disebut juga dengan petty cash, mungkin sudah banyak yang familiar dengan istilah tersebut. Sesuai namanya, kas kecil berjumlah lebih kecil dibanding kas yang disimpan di bank. Kas kecil ini disediakan perusahaan sebagai dana untuk kegiatan operasional perusahaan yang tidak membutuhkan dana besar, atau relatif kecil. (Baca juga: Pengertian Akuntansi Keuangan)

Pengertian kas kecil menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:

“Cash fund used to pay relatively small amounts but still mantail satisfactory control.” (Weygandt)

“Dana yang disisihkan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yang relatif kecil.” (Johar Arifin)

“Uang kas yang disediakan perusahan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek.” (Zaki Baridwan)

Keperluan yang dibayar menggunakan kas kecil biasanya merupakan keperluan yang relatif kecil dan bagian dari operasional harian perusahaan. Misalnya, untuk membeli alat tulis kantor, materai, biaya transport, dan lain sebagainya. (Baca juga: Metode Penghapusan Piutang)

Ketentuan Pengelolaan Kas Kecil

Pada dasarnya, kas kecil dipergunakan untuk membayar keperluan perusahaan yang bersifat relatif kecil. Namun, apakah semua hal kecil dapat dibayar menggunakan kas kecil? Tentu saja tidak. Penggunaan kas kecil harus sesuai dengan estimasi yang dibuat, supaya tidak terjadi kelebihan atau kekurangan kas kecil. Maka dari itu, pengelolaan kas kecil harus sesuai dengan ketentuan-ketentuan berikut:

• Penggunaan Sesuai Batas Maksimal

Seperti yang sudah diulas sebelumnya, estimasi dana kas kecil sudah dibuat sebelum kas kecil tersebut dicairkan. Biasanya perusahaan memasukkan juga estimasi dana keperluan mendadak sekian persen, sehingga penggunaan kas kecil tidak melebihi batas maksimal yang ditentukan. (Baca juga: Cara Membuat Neraca Saldo)

• Tidak Untuk Pemberian Pinjaman

Kas kecil merupakan dana untuk membiayai keperluan perusahaan, bukan keperluan pegawai. Jadi kas kecil tidak diperkenankan untuk diberikan sebagai pinjaman kepada pegawai. Biasanya perusahaan memiliki bagian tersendiri dalam mengurus pinjaman yang dapat diberikan pada pegawai, dan tentu saja itu bukan bagian kas kecil.

• Bukti Pengeluaran Harus Disetujui Pengelola Kas Kecil

Bukti pengeluaran kas kecil harus mendapat persetujuan dari bagian pengelola kas kecil. Bagian pengelola akan memberikan tanda tangan sebagai persetujuan akan pengajuan pengeluaran yang dibutuhkan. Hal ini untuk meminimalisir penyalahgunaan dana kas kecil untuk hal yang tidak penting atau kepentingan pribadi. (Baca juga: Tujuan Laporan Keuangan)

• Bukti Pembayaran Harus Dilampirkan

Masih dalam rangka meminimalisir penyalahgunaan dana, bukti pembayaran harus dilampirkan dalam bukti pengeluaran kas kecil. Selain itu, seperti yang disebutkan sebelumnya, bukti ini sebagai lampiran untuk laporan pertanggung jawaban kas kecil. (Baca juga: Perbedaan Laporan Keuangan Syariah dan Konvensional)

Sifat Kas Kecil

Untuk lebih mengenali dan membedakan kas kecil dari yang lainnya, kas kecil memiliki dua sifat utama. Sifat-sifat tersebut menjadi ciri khas dari kas kecil. Dan berikut adalah sifat dari kas kecil:

• Nominal Dibatasi

Perusahaan biasanya membatasi jumlah kas kecil yang dikeluarkan. Dan penggunaannya pun berkisar antara nominal yang sudah dibatasi itu, sebisa mungkin tidak lebih atau kurang. (Baca juga: Perkembangan Akuntansi Syariah)

Misalnya, dalam sebulan perusahaan menganggarkan Rp 10.000.000 untuk kas kecil atau petty cash. Maka penggunaan kas kecil pun harus berkisar diantara nominal tersebut. Biasanya nominal dapat berubah di periode selanjutnya, bila ditemukan adanya penambahan atau pengurangan kebutuhan yang dirasa perlu.

Seperti misalnya, di bulan Juni 2016 didapati perusahaan membutuhkan  tambahan Rp 1.000.000 per-bulan karena ada penambahan biaya transport yang dibutuhkan. Maka dapat dianggarkan di bulan  Juli dana kas kecil sebesar Rp 11.000.000. (Baca juga: Manfaat Jurnal Khusus)

• Transaksi Jumlah Kecil

Sesuai dengan namanya yaitu kas kecil, transaksi yang dibayar menggunakan dana ini pun merupakan transaksi yang berjumlah kecil. Biasanya merupakan kebutuhan harian  atau mingguan perusahaan yang memang tidak membutuhkan dana besar.

Misalnya, perusahaan kedatangan tamu dari calon investor. Tentunya tidak mungkin jika tamu tidak disuguhkan makanan dan minuman. Biaya untuk membeli makanan dan minuman untuk tamu tersebut diambil dari kas kecil. (Baca juga: Fungsi Buku Besar)

Atau misalnya lagi, bagian marketing perlu mengirimkan proposal penawaran kepada calon klien baru yang dianggap potensial. Biaya pengiriman dokumen tersebut tentunya tidak ditanggung oleh bagian marketing, namun diambil dari kas kecil. (Baca juga: Kerangka Konseptual Akuntansi Keuangan)

Mengapa Dibentuk Kas Kecil?

Untuk apa kas kecil dibentuk? Mungkin ada pertanyaan mengenai hal tersebut. Berikut adalah tujuan dari dibentuknya kas kecil:

1. Mempercepat jalannya kegiatan operasional yang membutuhkan dana mendadak, yang tidak bisa menunggu pencairan dana dari bank.
2. Menghindari cara pembayaran yang bersifat tidak ekonomis dan tidak praktis untuk keperluan yang relatif kecil.
3. Menghindari kekurangan perlengkapan dan kebutuhan kantor yang bersifat kecil tapi penting, seperti ATK, materai, dan sebagainya.
4. Meringankan beban pegawai, sehingga pegawai tidak perlu menggunakan dana pribadinya untuk keperluan perusahaan.
5. Mempercepat pembayaran yang butuh dilunasi segera, jika proses pencairan dana besar membutuhkan sistem birokrasi yang panjang seperti penandatanganan dari atasan.

Proses Pembentukan Kas Kecil

Setelah memahami apa itu kas kecil, beserta sifat dan tujuan dibentuknya; kita perlu memahami bagaimana proses pembentukan kas kecil. Berikut adalah alur pembentukan kas kecil yang secara umum digunakan perusahaan:

• Pembuatan Estimasi Nominal Dana Kas Kecil

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah membuat rincian estimasi dana yang dibutuhkan untuk keperluan operasional harian perusahaan. Perlu diingat bahwa keperluan yang dimasukkan adalah keperluan yang bersifat relatif kecil, bukan seperti pembelian suku cadang atau bahan baku dalam jumlah besar. Biasanya estimasi dibuat untuk periode satu bulan. (Baca juga: Fungsi Laporan Keuangan)

• Penarikan Cek

Setelah estimasi dibuat, perusahaan kemudian melakukan penarikan cek atau dana dari bank. Penarikan dana sesuai dengan nominal pada estimasi dana kas kecil. Dana ini kemudian diberi keterangan untuk kas kecil. (Baca juga: Cara Membuat Laporan Laba Rugi)

• Penyimpanan Kas Kecil

Langkah selanjutnya adalah penyimpanan dana kas kecil. Penyimpanan ini dilakukan oleh kasir kas kecil, bagian keuangan, atau bagian yang berwenang di perusahaan tersebut. Bagian ini yang nantinya mengelola penggunaan kas kecil. Bagian ini juga perlu membuat laporan pertanggung jawaban atas penggunaan kas kecil berdasarkan bukti-bukti transaksi yang terjadi.(Baca juga: Macam-macam Rasio)

Setelah kas kecil terbentuk, maka kas kecil pun siap untuk digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Biasannya pengelola kas kecil sudah memiliki pos-pos keperluan mana saja yang akan dibayar menggunakan kas kecil. Jika ada bagian lain yang membutuhkan keperluan (yang relatif kecil tentunya) bersifat mendadak, mereka dapat mengajukan kebutuhan tersebut pada pengelola kas kecil. Pengelola kas kecil ini yang kemudian memiliki wewenang untuk mencairkan dana ke bagian yang dibutuhkan.

Setiap bagian atau pegawai yang menggunakan dana kas kecil, baik kebutuhan mendadak maupun bukan, harus memberikan bukti transaksi kepada bagian pengelola kas kecil. Bukti-bukti ini yang kemudian dilampirkan dalam laporan pertanggung jawaban kas kecil yang dibuat oleh pengelola kas kecil tiap periode nya. (Baca juga: Sistem Akuntansi Biaya Perusahaan)

Demikian penjelasan mengenai pengelolaan kas kecil atau pengelolaan petty cash. Semoga tulisan ini dapat berguna bagi anda yang mencari informasi mengenai kas kecil, sifatnya, tujuannya, proses pembentukannya, serta ketentuan pengelolaannya.