6 Fungsi Buku Besar dalam Akuntansi dan Kegunaannya

Buku Besar adalah salah satu komponen yang tidak asing dalam dunia perkembangan akuntansi. Pengertian buku besar ini adalah sebagai buku utama yang merangkum catatan semua transaksi keuangan kemudian mengkonsolidasikan masukan dari semua jurnal akuntansi. Inilah dasar pembuatan laporan neraca maupun laporan laba rugi (L/R).  Buku besar merupakan buku yang memuat akun-akun yang sudah dicatat baik dalam jurnal umum maupun jurnal khusus. Jurnal umum biasanya digunakan pada perusahaan jasa sementara jurnal khusus digunakan pada perusahaan dagang.

Poin kedua yang perlu dimengerti dari buku besar adalah yang dimuat dalam buku ini mulai dari nama akun hingga saldo yang ada. Buku besar baru bisa disusun ketika jurnal umum atau jurnal khusus selesai disusun. Bisa dikatakan bahwa sumber buku besar itu sendiri adalah jurnal dengan cara membuat jurnal umum maupun khusus yang sudah diketahui.

Mengapa buku besar dianggap penting? Pembahasan ini tidak jauh dari fungsi atau manfaat yang dimilikinya. Klasifikasi, fungsi, dan bentuk serta hal-hal yang berkaitan dengan buku besar akan dibahas melalui poin-poin berikut ini.

Klasifikasi Buku Besar

Buku besar terdiri dari beberapa klasifikasi yang memiliki sub klasifikasi lagi. Secara garis besar, ada dua jenis buku besar yang dikenal, yaitu Buku Besar Umum dan Buku Besar Pembantu.

1. Buku Besar Umum

Dikenal dengan nama lain Buku Besar Induk dan Buku Besar Utama (General Ledger). Buku ini memuat informasi akun-akun sejenis yang sudah dicatat baik dalam jurnal umum maupun jurnal khusus. Buku ini juga digunakan untuk mencatata perubahan yang terjadi pada aset, ekuitas, maupun liabilitas suatu perusahaan. Selain itu buku ini juga mencatat adanya pemasukan atau pendapatan dan beban yang terjadi dalam satu periode konsep dasar akuntansi.

(Baca Juga: Sistem Akuntansi Biaya Perusahaan)

Tahap Posting Buku Besar

Buku Besar Umum ini diyakini sebagai perkiraan pengendali dari Buku Besar Pembantu. Pencatatan ke buku ini dilakukan secara berkala, biasanya setiap akhir bulan berdasarkan informasi pada jurnal umum maupun jurnal khusus. Proses pengisian atau cara membuat buku besar umum terdiri dari beberapa tahap yang dijelaskan sebagai berikut:

• Tutup jurnal umum atau khusus dengan menjumlahkan angka dalam kolong perkiraan.
• Hasil penjumlahan tersebut dipindahkan ke buku besar sesuai perkiraan yang digunakan, baik itu setelah kredit atau debit.
• Isi kolom ref dengan nomor halaman jurnal. Ada pun kode-kode yang digunakan untuk mengisi kolom ref tersebut adalah sebagai berikut
  • JKM untuk Jurnal Penerimaan Kas
  • JKK untuk Jurnal Pengeluaran Kas
  • JP untuk Jurnal Penjualan
  • JB untuk Jurnal Pembelian
  • JU untuk Jurnal Umum
• Tulis tanggal posting. biasanya akhir bulan berjalan.

2. Buku Besar Pembantu 

Buku Besar Pembantu adalah perluasan dari Buku Besar Umum. Catatan yang ada dalam jenis buku besar ini adalah rincian yang lebih detil dari akun-akun yang ada dalam Buku Besar Umum. Fungsi keberadaan Buku Besar Pembantu adalah sebagai Akun Pengawas (Controlling Account) dan Akun Pembantu (Subsidiary Account) dari rincian akun tertentu dari Buku Besar Umum. (Baca Juga: Fungsi Akuntansi Biaya)

Buku Besar Pembantu digunakan karena memiliki beberapa kelebihan. Kelebihan pertama adalah untuk memudahkan proses penyusunan laporan keuangan dengan mengurangi kesalahan dalam Buku Besar Umum. Selain itu, ketelitian pembukuan bisa kita diuji dengan cara membandingkan antara saldo akun pada Buku Besar Umum dengan jumlah saldo yang terdapat dalam Buku Besar Pembantu. Kelebihan ketiga adalah adanya pembagian tugas dalam pengerjaan akuntansi. Buku Besar Pembantu ini juga memungkinkan adanya pembukuan harian dari berbagai bukti pendukung transaksi. Kelebihan terakhir adalah memudahkan kita untuk segera mengetahui jumlah macam-macam elemen.

Buku Besar Pembantu memiliki sub klasifikasi menjadi dua bagian yang umum dikenal. Jenis-jenis yang lebih detil dari Buku Besar Pembantu ini akan dijelaskan melalui tabel berikut.

Fungsi dan Kegunaan Buku Besar

Buku besar memiliki beberapa fungsi yang menjadi dasar dipertahankannya buku ini untuk digunakan selama proses penjurnalan dan pencatatan akuntansi. Fungsi buku besar tersebut antara lain:

1. Mengumpulkan data-data transaksi keuangan yang terjadi pada perusahaan dalam suatu periode akuntansi tertentu dan dilakukan secara berkelanjutan.
2. Media klasifikasi dan pengkodean data transaksi yang bersumber dari akun.
3. Validasi transaksi yang sudah terkumpul.
4. Melakukan updating akun pada Buku Besar Umum dan file atau berkas-berkas transaksi.
5. Melakukan pencatatan penyesuaian terhadap akun.
6. Mempersiapkan laporan keuangan.

(Baca Juga: Perbedaan Bank Konvensional dan Bank Syariah)

Kegunaan Buku Besar

Bukan hanya karena fungsinya, Buku Besar ini masih digunakan karena memiliki kegunaan lain. Beberapa kegunaan buku ini adalah:

1. Melakukan pencatatan semua transaksi akuntansi dengan prinsip keakuratan dan memastikan bahwa transaksi yang dicatat sudah benar.
2. Melakukan posting pada semua transaksi yang terjadi tersebut sesuai dengan akunnya masing-masing secara tepat.
3. Menjaga keseimbangan pada akun yang ada baik di kolom debet maupun kredit.
4. Akomodasi entry jurnal penyesuaian yang dibutuhkan.
5. Membantu mempersiapkan dan menghasilkan laporan keuangan yang reliable dan disajikan tepat waktu pada setiap periode akuntansi.

(Baca Juga: Fungsi Akuntansi Manajemen)

Bentuk Buku Besar

Buku Besar tidak hanya terdiri dari satu bentuk saja. Ada beberapa bentuk dari Buku Besar. Berikut akan dijelaskan mengenai bentuk-bentuk Buku Besar.

1. Bentuk Scontro

Bentuk buku besar ini memiliki banyak kolom yang sebelah-menyebelah. Meskipun terdiri atas banyak kolom, bentuk Scontro juga sering disebut sebagai Buku Besar 2 Kolom. Bentuk ini memisahkan Aktiva (di sebelah kiri) dan Pasiva (di sebelah kanan).

2. Bentuk Staffel

Jika bentuk Scontro melakukan penyusunan secara menyebelah, berbeda dengan bentuk Staffel yang memiliki format penyusunan ke bawah. Jika dilihat sekilas, bentuk Staffel akan mirip dengan model jurnal umum. Akun aktiva dan pasiva berada dalam satu kolom hanya berbeda urutan. Dua kolom di sebelah kanan memuat kolom untuk debet dan kredit. Ketika dijumlahkan, hasilnya akan sama.

3. Bentuk T (T Account)

Dianggap sebagai bentuk Buku Besar yang paling umum digunakan. Umum digunakan karena buku besar ini relatif paling sederhana dengan garis berbentuk T besar sebagai pemisahnya. Bagian kiri sebagai sisi Debet dan bagian kanan sebagai sisi Kredit. Bentuk ini menyediakan informasi per akun yang namanya diletakkan pada kiri atas dan kode di kanan atas.

4. Bentuk Saldo Tunggal

Merupakan bentuk buku besar yang sekilas mirip dengan bentuk staffel, hanya saja di kolom paling kanan disediakan satu kolom saldo. Untuk mengetahui posisi saldo tersebut, maka di sebelah kirinya disediakan kolom kode D atau K yang menunjukkan Debet (D) atau Kredit (K).

(Baca Juga: Fungsi Sistem Informasi Akuntansi)

Demikianlah informasi singkat yang bisa kami sajikan terkait dengan fungsi buku besar. Semoga informasi ini bisa membantu Anda dalam mempelajari sekilas tentang buku besar dan penggunaannya dalam kehidupan sehari-hari.