Sebagai bagian dari hakikat akuntansi, piutang adalah komponen yang vital untuk diperhitungkan. Keberadaannya bisa memengaruhi keseimbangan saldo di debit dan kredit. Maka dari itu, penting untuk memastikan bahwa saldo piutang yang dimasukkan dalam perhitungan sudah benar. (Baca juga: Pengertian Kas Kecil Menurut Para Ahli)
Memastikan saldo piutang sudah dalam nominal yang tepat bukan sebuah hal yang mudah. Hal ini terkait dengan catatan transaksi penjualan kredit, pinjaman kas oleh debitur, atau adanya jenis-jenis piutang wesel yang dimiliki organisasi. Untuk organisasi bisnis sederhana saja, transaksi terkait piutang bisa terjadi belasan atau puluhan kali. Semakin besar organisasi atau bisnis tersebut, semakin banyak pula daftar transaksi piutang yang mungkin dimiliki. Tidak ada satu pun catatan yang boleh dilupakan untuk memastikan saldo tepatnya. (Baca juga: Pengertian Persamaan Dasar Akuntansi)
Dikarenakan cukup banyaknya transaksi terkait piutang yang cukup banyak dan wajib direkap, proses untuk menentukan saldo piutang terbilang cukup panjang. Dalam artikel jenis-jenis piutang, telah disampaikan secara singkat rangkaian cara untuk mencatat dana mutasi piutang ke kartu pelanggan. Tahap pertama adalah menghitung dana mutasi piutang per pelanggan menurut catatan yang dimiliki organisasi. Kemudian, dana tersebut dikelompokkan ke dalam kartu berdasarkan siapa saja pelanggan. Pada akhir tahap, wajib dilakukan konfirmasi saldo piutang kepada semua debitur. (Baca juga: Pengertian Pendiskontoan Wesel)
Pengertian Konfirmasi Saldo Piutang
Apa itu konfirmasi saldo piutang dan mengapa penting untuk dilakukan?
Konfirmasi saldo pengertian akuntansi piutang adalah langkah untuk memastikan bahwa catatan tagihan piutang yang dimiliki organisasi sudah tepat sama dengan kewajiban utang yang dimiliki pelanggan. Langkah ini akan ditempuh ketika organisasi mendapatkan konfirmasi negatif dari pelanggan setelah organisasi melayangkan surat pernyataan piutang. (Baca juga: Pemeriksaan Saldo Kas Kecil)
Jadi, rangkaian langkah konfirmasi saldo piutang diawali dengan pengiriman surat pernyataan piutang ke pelanggan-pelanggan mereka yang tercatat memiliki utang (debitur), atau sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut:
Pencatatan transaksi piutang oleh perusahaan –> Menentukan jumlah piutang dari setiap debitur –> Melayangkan surat konfirmasi piutang –> Mendapatkan surat konfirmasi (positif atau negatif) –> Tindak Lanjut
Konfirmasi negatif yang didapatkan organisasi atau badan usaha memberikan indikasi bahwa pelanggan tidak setuju dengan catatan transaksi yang dilayangkan. Ketidaksetujuan pelanggan berarti ada kesalahan pencatatan baik yang mungkin dilakukan baik oleh organisasi maupun pelanggan itu sendiri. Maka dari itu, organisasi wajib melakukan rekap ulang terhadap catatan transaksi piutang nya terkait dengan pelanggan tersebut lalu melakukan konfirmasi ulang terhadap saldo piutang mereka. (Baca juga: Pengertian Akuntansi Persediaan)
Konfirmasi ulang ini tidak sekadar melayangkan kembali surat pernyataan piutang dengan ralat yang sudah dilakukan. Terlebih jika kesalahan bukan terletak pada catatan organisasi atau badan usaha, mereka harus melampirkan bukti kuat ketika melayangkan surat konfirmasi ulang ini dengan tiga dokumen penting, yaitu: konfirmasi piutang akhir bulan, konfirmasi satuan piutang, dan konfirmasi faktur yang belum terbayar. (Baca juga: Sistem Pencatatan Kas Kecil)
Piutang yang dimiliki oleh sebuah organisasi tidak hanya berasal dari satu atau dua pelanggan saja. Terdapat cukup banyak pihak yang mungkin memiliki piutang dengan satu organisasi atau badan usaha. Satu pelanggan pun mungkin memiliki beberapa transaksi dengan organisasi yang terkait dengan piutang. Semakin besar organisasi dan pelanggan nya, semakin panjang pula daftar piutang yang mungkin dimiliki.
Pelaporan Rekapitulasi Saldo Piutang
Kartu piutang akan menjelaskan transaksi terkait dengan piutang yang dimiliki per pelanggan. Akan tetapi, jumlah pelanggan yang memiliki piutang untuk satu perusahaan saja bisa sangat banyak. Hal ini tentu akan menyulitkan tingkat manajemen untuk membaca kondisi keuangan perusahaan dan berapa aset yang bisa diklaim, hanya karena tidak adanya rekapitulasi piutang. (Baca juga: Unsur-unsur Laporan Keuangan)
Maka dari itu, setelah memastikan bahwa kartu piutang sudah mencatat transaksi selengkap mungkin, akuntan harus melakukan rekapitulasi atau pencatatan terhadap semua saldo piutang yang dimiliki pelanggan dalam satu dokumen bernama Laporan Rekapitulasi Saldo Piutang. Laporan ini akan mempermudah pembacanya untuk mengetahui seberapa besar aset perusahaan dalam bentuk piutang.
Laporan rekapitulasi saldo piutang ini dengan jelas akan menampilkan nama-nama perusahaan yang tercatat memiliki utang pada perusahaan, alamat kantor, dan nominal utang mereka. Setelah semua tercatat, maka jumlah saldo tersebut dijumlah dan didapatkan total nominal piutang perusahaan.(Baca juga: Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik)
Bagaimana cara membuat laporan keuangan saldo piutang dan kapan laporan ini dibuat? Laporan rekapitulasi saldo piutang ini hanya merangkum dari kartu-kartu piutang. Biasanya dibuat di akhir periode. Periode yang dimaksud bisa dalam hitungan bulan, semester, atau tahunan. Penentuan periode ini tergantung pada kebijakan perusahaan. Jika transaksi piutang tersebut ternyata relatif sering, dalam jumlah besar, dan oleh debitur yang berbeda, maka perusahaan biasanya akan memilih periode yang semakin pendek (umumnya per bulan). (Baca juga: Tujuan Akuntansi Sektor Publik)
Fungsi dari pembuatan laporan rekapitulasi saldo piutang ini tak sekadar memberi tahu pembaca mengenai jumlah saldo piutang perusahaan dan siapa saja debiturnya, melainkan juga sebagai sarana untuk mengontrol. Tingkat manajemen bisa mengontrol bagaimana perlakuan perusahaan terhadap para debitur agar melunasi kewajibannya dengan melihat laporan rekapitulasi ini. Pada akhirnya, laporan rekapitulasi ini bisa membantu perusahaan untuk membuat kebijakan terkait dengan aktivitas utama mereka.
Surat Konfirmasi Saldo Piutang
Surat konfirmasi saldo piutang adalah salah satu alat yang digunakan dalam melakukan pengecekan terkait piutang perusahaan. Perusahaan sudah jelas pasti memiliki catatan atas transaksi yang terjadi dalam satu periode dan terkait dengan piutang. Aktivitas itu bisa saja penjualan kredit atau pinjaman kas yang disertai dengan surat promes (piutang wesel).
Akan tetapi, tidak menutup kemungkinan baik perusahaan selaku kreditur dan pelanggan selaku debitur melakukan kesalahan terkait pencatatan transaksi ini. Kesalahan itu pun mungkin bukan sekadar kesalahan tulis atau typo tetapi juga tidak teliti untuk memasukkan semua catatan transaksi terkait. (Baca juga: Cara Membuat Neraca Keuangan)
Perlu digaris bawahi bahwa surat konfirmasi piutang berkepentingan untuk meminta kejelasan bahwa catatan perusahaan sudah benar dan sesuai dengan jumlah utang yang dimiliki pelanggan. Surat ini tidak bisa berfungsi sebagai surat tagihan. Pertama, bisa jadi kewajiban membayar oleh pelanggan tidak pada tanggal surat konfirmasi tersebut dilayangkan (tanggal jatuh tempo bukan saat surat dilayangkan). Kedua, konfirmasi ini biasanya diperlukan hanya untuk kepentingan internal, yang nantinya bisa memperkirakan nilai aset perusahaan. (Baca juga: Jenis-jenis Laporan Keuangan)
Format surat konfirmasi saldo piutang setiap perusahaan bisa saja berbeda. Namun, secara garis besar tentu mengandung unsur-unsur yang sama. Berikut kami sediakan format standar dari surat konfirmasi saldo piutang yang bisa Anda jadikan contoh.
(KOP SURAT PERUSAHAAN)
Jakarta, … Maret 2017
Kepada PT ABC
Jalan Mawar 12 A
Jakarta …
Perihal: Konfirmasi Saldo Piutang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan audit laporan keuangan kami yang berakhir tanggal 31 Desember 2015, auditor kami, Kantor Akuntan Publik XYZ & Rekan, ingin mendapatkan konfirmasi dan pernyataan langsung dari Saudara mengenai kebenaran utang Saudara pada PT MAJU per tanggal 31 Desember 2015.
Menurut catatan kami, saldo piutang PT MAJU kepada Saudara per 31 Desember 2015 mencapai Rp 350.000.000 (Tiga ratus lima puluh juta rupiah).
Apabila jumlah tersebut telah cocok dengan catatan Saudara, mohon tandatangani dan kirim kembali formulir yang kami lampirkan kepada akuntan kami. Akan tetapi, jika terdapat perbedaan dengan jumlah pada catatan Saudara, mohon berikan penjelasan terkait perbedaan tersebut pada kertas terpisah.
Atas kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(NAMA)
(Jabatan)
Dari surat tersebut, kita bisa mengetahui bahwa pengirim tidak sekadar mengirimkan surat konfirmasi saldo piutang kepada PT ABC selaku pemilik utang. Pengirim surat tersebut juga mengirimkan formulir yang merupakan sarana untuk menuliskan pernyataan langsung dari pihak PT ABC terkait dengan kecocokan antara catatan piutang dari perusahaan dengan catatan utang PT ABC.
Formulir yang disediakan bisa digunakan untuk konfirmasi positif maupun negatif. Akan tetapi, jika terbukti ada kesalahan dan harus mengirim konfirmasi negatif, PT ABC wajib memberikan catatan terkait kesalahan yang mungkin pada kertas yang berbeda. Format untuk konfirmasi yang dilampirkan bersama surat konfirmasi ini secara garis besar adalah sebagai berikut:
Jakarta, ……………………… 2017
Kepada Direktur Keuangan PT MAJU
Jalan Kapas 23
Jakarta …
Perihal : (Konfirmasi Positif / Negatif)
Dengan hormat,
Setelah membandingkan antara catatan perusahaan PT MAJU dengan catatan keuangan kami, saldo piutang tersebut (benar / tidak benar). Menurut catatan kami, saldo piutang PT MAJU adalah Rp _______.
Penjelasan mengenai perbedaan saldo adalah sebagai berikut:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Terima kasih.
(tanda tangan)
Sebagai catatan, karena formulir ini disediakan untuk kondisi konfirmasi positif dan negatif, maka perlakuannya akan berbeda. Jika hendak diisi sebagai konfirmasi positif, maka perihal surat konfirmasi adalah Konfirmasi Positif dan bagian penjelasan untuk perbedaan catatan tidak perlu diisi. Namun, jika diisi sebagai konfirmasi negatif, selain menegaskan di sisi Perihal, juga memberikan penjelasan di badan surat konfirmasi.
Demikian penjelasan singkat mengenai proses konfirmasi saldo piutang. Penjelasan ini adalah sebagian dari rangkaian konfirmasi saldo piutang. Pada praktiknya, proses konfirmasi ini mungkin akan berjalan cukup lama dan relatif rumit karena harus merekap ratusan daftar debitur yang tercatat memiliki utang dengan perusahaan. Hal ini juga bisa semakin runyam tatkala konfirmasi saldo piutang dari debitur yang mungkin tidak positif. Jika iya, maka perusahaan harus melakukan pengecekan ulang dan mengirim kembali surat konfirmasi dilengkapi bukti-bukti pendukung yang kuat.