Sistem Pencatatan Kas Kecil Dana Tetap, Dana Fluktuasi dan Perbedaannya

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya pada artikel Pengertian Kas Kecil, bahwa perusahaan tidak selalu menggunakan kas untuk alat pembayarannya. Terkadang ia memakai cek untuk transaksi keuangan bernilai besar, dan menggunakan dana kas kecil untuk transaksi yang bernilai relatif kecil. Perusahaan semacam ini biasanya berskala besar dengan transaksi-transaksi besar. Karenanya perusahaan memang sengaja menyediakan dana kas kecil untuk transaksi keuangan yang nilai nominalnya relatif kecil. Transaksi sejenis ini pasti ada meski dalam perusahaan besar sekali pun. Karena tanpa adanya transaksi tersebut, operasional perusahaan tidak akan berjalan dengan lancar. Transaksi yang tidak praktis jika dibayar memakai cek ini antara lain : pembelian perlengkapan, pembelian alat tulis kantor, pembayaran taksi para eksekutif perusahaan, dan sebagainya.

Baca juga :

• Jenis-Jenis Akuntansi
• Transaksi Bisnis Perusahaan
• Pengertian Hutang Lancar

Dalam setiap pengelolaan, selalu ada sistem. Hal itu dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan manusianya atau pengelolanya. Termasuk dalam pengelolaan dana kas kecil, terdapat sistem yang umum digunakan. Yaitu sistem dana tetap dan sistem fluktuasi. Kedua sistem ini berbeda, namun memiliki kelebihan masing-masing. Perusahaan akan memilih salah satu sistem tersebut tergantung dengan kebutuhannya. Berikut penjelasan tentang 2 sistem pencatatan kas kecil dan perbedaannya.

Sistem Pencatatan Kas Kecil

Terdapat 2 sistem pencatatan kas kecil yang umum digunakan perusahaan-perusahaan, yaitu sistem dana tetap dan sistem dana fluktuasi.

Baca juga :

• Bidang-Bidang Akuntansi
• Metode Penghapusan Piutang

Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Sistem dana tetap adalah sistem yang menetapkan dan menyisihkan dana kas kecil dengan nilai yang tetap atau tidak berubah tiap periode pengisiannya. Kecuali jika perusahaan menghendaki perubahan jumlah dana kas kecil. Kondisi tersebut mungkin terjadi ketika perusahaan merasakan kas kecil yang sudah disisihkan ternyata tidak dapat memenuhi semua keperluan operasional kecil, sehingga perlu ditambah lagi nilaiya. Atau bisa juga perusahaan merasa dana kas kecil terlalu besar untuk operasional kecil perusahaan, sehingga perlu dikurangi jumlahnya.

Dengan adanya perubahan kebijakan atas nilai dana kas kecil tersebut, maka perusahaan (akuntan) harus melakukan catatan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan nilai tersebut. Yang perlu diingat dalam sistem dana tetap adalah pencatatan pengeluaran kas kecil tidak dicatat seketika terjadi pengeluaran. Melainkan dicatat ketika terjadi pengisian kembali kas kecil.

Baca juga :

• Jenis-Jenis Laporan Keuangan
• Cara Membuat Neraca Keuangan
• Sistem Ekonomi Syariah

Contoh kasus, pimpinan perusahaan A menetapkan kebijakan membentuk dana kas kecil untuk keperluan pengeluaran rutin sebesar Rp 1.000.000. Pada akhir bulan, dana tersebut telah digunakan Rp 750.000. Maka sisa pada akhir bulan (saldo) adalah Rp 250.000. Pada awal bulan berikutnya, dana yang diterima adalah Rp 750.000. Jadi pada awal bulan jumlah dana kas kecil yang ada adalah tetap sebesar Rp 1.000.000.

 Prosedur dalam Sistem Dana Tetap :

• Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode (minggu/bulan).
• Pada akhir periode, jumlah uang kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi, sehingga jumlah uang kas kecil menjadi sama dengan saldo awalnya.
• Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode.

Kelebihan pada Sistem Dana Tetap :

• Dapat diketahui jumlah pengeluaran per pos/akun tiap periode, sehingga dapat berfungsi sebagai alat kontrol dalam penggunaan dana.
• Pimpinan atau pun pengelola kas kecil akan hati-hati dalam menggunakan kas kecil, mengingat tidak ada penambahan dana di tengah periode.
• Memudahkan bendahara untuk menentukan perkiraan jumlah dana per unit usaha tiap periode, karena jumlah dana awal selalu sama.

Baca juga :

• Prinsip Akuntansi Syariah
• Prinsip-Prinsip Akuntansi
• Tujuan Akuntansi Biaya

Kelemahan pada Sistem Dana Tetap adalah :

• Saldo kas kecil tidak mudah diketahui, karena saldo baru dapat dilihat pada akhir periode ketika pengisian kembali.
• Jika terjadi kekurangan dana sebelum akhir periode, hal itu akan menjadi masalah, karena tidak ada penambahan dana di tengah periode. Karena itu pemegang kas kecil harus hati-hati dalam pemakaian dana.

Prosedur Kas Kecil pada Sistem Dana Tetap :

• Pembentukan kas kecil, langkah-langkahnya :
  1. Penunjukan karyawan pemegang kas kecil
  2. Perusahaan menetapkan jumlah dana kas kecil
  3. Jumlah dana ditaksir dengan perhitungan kebutuhan untuk 1 periode (minggu/bulan)
  4. Jika jumlah dana telah ditetapkan, selanjutnya kasir perusahaan menarik uang tunai dari cek untuk diserahkan pada pemegang kas kecil. 

• Pembayaran melalui kas kecil, meliputi :
  1. Pemegang kas kecil berwenang untuk melakukan pengeluaran dengan menggunakan uang dalam kas kecil, selama tidak bertentangan dengan kebijakan manajemen.
  2. Biasanya manajemen membuat kebijakan tentang izin dan larangan batas maksimal pengeluaran untuk tiap transaksi keuangan.
  3. Setiap pengeluaran kas kecil harus didokumentasi dengan menggunakan bukti pengeluaran kas kecil yang disebut petty cash voucher lengkap dengan nomor dan tanggal bukti pengeluaran.
  4. Bukti petty cash voucher harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil dan penerima uang kas kecil.
  5. Bila ada bukti pendukung lain, seperti kwitansi penerimaan/pembayaran, faktur, dan sebagainya, maka bukti pendukung tersebut harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas kecil.
  6. Jumlah rupiah dari semua bukti pengeluaran ditambah jumlah saldo uang kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan.

• Pengisian kembali kas kecil jika dana menipis, meliputi :
  1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan dan menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
  2. Permintaan tersebut diajukan kepada bendahara atau kasir perusahaan yang akan mengecek kevalidan kas kecil yang telah dilakukan.
  3. Apabila telah sesuai dengan ketentuan, bendahara atau kasir akan memberi persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik uang tunai menggunakan cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan, sehingga jumlah dana kas kecil akan kembali seperti saldo awalnya.

Baca juga :

• Pengertian Akuntansi Keuangan
• Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa
• Cara Membuat Laporan Laba Rugi

Sistem Dana Fluktuasi (Fluctuation Fund System)

Sistem dana fluktuasi adalah sistem yang menetapkan nilai dana kas kecil sesuai dengan kebutuhan operasional. Artinya, saldo akun kas kecil ini tidak tetap atau berfluktuasi sesuai dengan jumlah transaksi kas kecil. Jadi nominal saldonya akan berubah tiap-tiap periode sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Misal, ketika menetapkan kebijakan kas kecil pertama kali, perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000 (saldo awal). Kemudian kas kecil tersebut digunakan untuk keperluan operasional perusahaan hingga akhir periode. Pada awal periode berikutnya, kas kecil diisi kembali dengan jumlah yang sama atau berbeda dengan saldo awal. Berbeda dalam arti bisa kurang atau lebih dari nilai saldo awalnya. Hal ini disesuaikan apakah kebutuhan perusahaan memerlukan tambahan dana kas kecil atau pengurangan atau pun tidak perlu ada keduanya.

Dalam sistem fluktuasi, setiap terjadi perubahan jumlah uang kas kecil harus langsung dibukukan, baik itu penambahan maupun pengeluaran. Jadi buku pengeluaran kas kecil memiliki fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk proses pemostingan ke buku besar.

Baca juga :

• Cara Membuat Neraca Lajur
• Macam-Macam Rasio
• Pengelolaan Kas Kecil

Kelebihan pada Sistem Dana Fluktuasi :

1. Pengeluaran kas kecil yang terjadi langsung dibukukan oleh kasir kas kecil, sehingga saldo kas kecil dapat langsung diketahui sewaktu-waktu.
2. Jika terjadi kekurangan dana di tengah periode, bisa dilakukan penambahan dana kas kecil.
3. Dapat meringankan beban pekerjaan akuntan karena penjurnalan langsung dilakukan oleh kasir kas kecil saat terjadi transaksi kas kecil.

Kelemahan pada Sistem Dana Fluktuasi :

1. pengelolaan dana kas kecil yang kurang efisien atau terjadi pemborosan karena kurangnya sikap hati-hati kasir kas kecil dalam pengelolaan dananya.

Baca juga :

• Macam-Macam Akuntansi
• Persamaan Dasar Akuntansi
• Pengertian Akuntansi Perpajakan

Perbedaan Sistem Dana Tetap dengan Sistem Fluktuasi

Dari penjelasan di atas, maka perbedaan dari sistem dana tetap dan sistem fluktuasi terletak pada hal-hal berikut :

1. Penentuan dana awal periode

Pada sistem dana tetap, kebijakan penentuan dana awal kas kecil selalu sama untuk tiap-tiap periode. Namun pada sistem fluktuasi, penentuan jumlah saldo awal akan berbeda atau sama pada tiap periodenya karena tergantung pada kebutuhan operasional perusahaan.

Baca juga :

• Manfaat Laporan Keuangan
• Fungsi Buku Besar dalam Akuntansi
• Kerangka Konseptual Akuntansi

2. Pembelanjaan kas kecil

Setiap terjadi transaksi pengeluaran kas kecil, sistem dana tetap tidak melakukan penjurnalan. Hanya membuat bukti transaksi sebagai bukti pengeluaran kas. Pada sistem fluktuasi, selalu dibukukan ketika terjadi pembelanjaan kas kecil dengan ayat jurnal berikut :

Biaya                                      Rp xxx

Kas kecil                                Rp xxx

3. Pengisian kembali

Pada sistem dana tetap, pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan kebijakan awal perusahaan. Sedangkan sistem fluktuasi disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Ketika pengisian kembali inilah sistem dana tetap baru akan membukukan semua pengeluaran yang telah terjadi dengan ayat jurnal berikut :

Biaya-biaya                           Rp xxx

Kas                                          Rp xxx

Dan pada sistem fluktuasi akan dicatat dengan jurnal :

Kas kecil                                Rp xxx

Kas                                          Rp xxx

Kedua sistem pencatatan kas kecil di atas dapat dipilih oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan yang bersangkutan.