Metode Pencatatan Kas Kecil Sistem Dana Tetap dan Fluktuasi

Kita pasti sudah familiar dengan istilah kas ketika berkaitan dengan akuntansi, bisnis, atau perusahaan. Pengertian sederhana kas adalah segala sesuatu yang diterima secara sah sebagai alat pembayaran di Indonesia. Kas merupakan aset perusahaan yang sangat penting, mengingat kegunaannya dalam bertransaksi. (Baca juga: Jenis Jenis Laporan Keuangan)

Beberapa jenis kas yang digunakan oleh perusahaan adalah uang baik kertas maupun logam, dan surat berharga. Namun tidak semua surat berharga termasuk ke dalam kas. Surat berharga yang diterima sebagai kas adalah simpanan bank, rekening giro, wesel pos, cek kasir, cek dalam perjalanan, dan cek yang belum disetorkan.

Sebagai aset penting perusahaan, tentunya kas perlu direkap rapi dalam pencatatan. Kas perusahaan sendiri terbagi menjadi dua, kas dalam bank dan kas kecil. Keduanya sama-sama perlu dicatat dengan baik, namun kali ini kita akan membahas mengenai pencatatan kas kecil. (Baca juga: Pengelolaan Kas Kecil)

Apa Itu Kas Kecil?

Kas kecil dikenal juga dengan istilah petty cash. Pengertian kas kecil adalah kas dengan jumlah kecil yang digunakan untuk membiayai kepeluan perusahan yang relatif kecil dan keperluan mendadak. Sifat inti dari kas kecil adalah jumlahnnya yang dibatasi nominal tertentu dan penggunaannya untuk transaksi kecil. (Baca juga: Pengertian Kas Kecil)

Kas kecil dibentuk dengan tujuan sebagai berikut:

1. Menghindari cara pembayaran yang tidak praktis, misalnya menggunakan cek, hanya untuk keperluan yang relatif kecil.
2. Melancarkan operasional perusahaan yang memiliki kebutuhan dana mendadak. Akan lama jika menunggu proses pengajuan pencairan dana dari atasan serta pencairan cek dari bank.
3. Mempercepat pembayaran yang butuh dilunasi segera, sehingga tidak butuh menunggu dalam waktu lama.
4. Menghindari kekurangan stok kebutuhan kantor yang bersifat kecil namun penting. Dengan adanya kas kecil, kebutuhan kantor dapat dibeli dengan cepat sehingga selalu tersedia.
5. Memudahkan pegawai tanpa harus membuat mereka menggunakan uang sendiri dulu untuk keperluan kantor.

Pembentukan kas kecil dilakukan perusahaan dengan membuat estimasi kebutuhan apa saja yang termasuk dalam pembiayaan kas kecil. Dari estimasi tersebut dikalkulasikan jumlah nominal kas kecil setiap periodenya. Biasanya periode kas kecil dibuat setiap bulan. Misalnya, jumlah kas kecil PT. ABC adalah Rp 10.000.000 per-bulan.

Setelah dibentuk, kas kecil dicairkan dan diatur penggunaannya oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil ini juga yang perlu melakukan pencatatan terhadap kas kecil. (Baca juga: Metode Penghapusan Piutang)

Jenis Metode Pencatatan Kas Kecil

Pencatatan kas kecil dibagi ke dalam dua metode. Berikut adalah jenis metode pencatatan kas kecil:

Metode Dana Tetap (Imprest Fund System)

Dalam metode tetap, jumlah dana dalam kas kecil relatif tetap setiap periode nya. Jumlahnya  sesuai dengan cek kas kecil dari bagian keuangan yang kemudian diuangkan dan diserahkan pada pemegang kas kecil. (Baca juga: Prinsip Akuntansi Syariah)

Ketika menggunakan dana kas kecil, pemegang kas kecil harus membuat bukti pengeluaran. Dan dalam menggunakan  kas kecil, metode dana tetap tidak membuat jurnal kas kecil. Namun pencatatan dibuat berdasarkan pos-pos kebutuhan perusahaan.

Pencatatan dilakukan ketika pemegang kas kecil hendak melakukan pengisian kembali kas kecil. Pada metode ini, tanggal berapapun hendak dilakukan pengisian kembali, maka pembukuan kas kecil pada periode itu ditutup. (Baca juga: Konsep Dasar Akuntansi)

Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)

Dalam metode tidak tetap atau fluktuasi, jumlah dana dalam kas kecil tidak tetap namun berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan yang dikeluarkan. Pada metode ini, jumlah dana kas kecil selalu berubah tiap pembukuan buku kas bulanan.

Pencatatan dilakukan setiap terjadi pengeluaran yang dibiayai oleh kas kecil. Buku pengeluaran kas kecil dalam metode ini mempunyai fungsi juga sebagai buku jurnal. Buku jurnal kas kecil ini kemudian menjadi dasar untuk pembukuan rekening-rekening yang lebih besar. (Baca juga: Persamaan Dasar Akuntansi)

Jadi pada metode ini, setiap ada pengeluaran akan langsung dicatat di buku pengeluaran kas kecil. Pengeluaran langsung dikreditkan atau mengurangi jumlah kas kecil. Dengan begitu, jumlah kas kecil yang tersedia selalu dapat diketahui.

Karena bentuk pencatatan metode ini menggunakan jurnal, maka dana dimasukkan ke bagian debet atau kredit. Misalnya, di awal diberikan dana kas kecil sebesar Rp 5.000.000. Maka dana tersebut masuk di bagian debet. Ketika kemudian terjadi pengeluaran, masing-masing pengeluaran dicatat di bagian kredit buku kas.

Ketika dilakukan pengisian kembali, maka dana tersebut masuk ke bagian debet dan menambah saldo kas kecil. (Baca juga: Dasar-Dasar Akuntansi)

Pengisian Kembali Kas Kecil

Kedua metode ini memiliki perbedaan dalam pengisian kembali kas kecil berdasarkan pencatatan masing-masing. Untuk lebih memahaminya, berikut teknis pengisian kembali masing-masing metode:

• Pengisian Kembali dalam Metode Tetap

Seperti yang diulas sebelumnya, pencatatan kas kecil pada metode tetap dilakukan ketika hendak melakukan pengisian kembali. Pengisian kembali dilakukan ketika jumlah kas kecil dirasa sudah mulai menipis. (Baca juga: Cara Membuat Neraca Keuangan)

Pencatatan dilakukan berdasarkan pengeluaran yang dibiayai kas kecil, sesuai dengan pos-pos yang ditentukan. Bukti pengeluaran juga dilampirkan dalam pencatatan.

Setelah itu, pembukuan catatan diserahkan kepada bagian keuangan untuk dilakukan pengisian kembali kas kecil. Pengisian kembali pada metode tetap sesuai dengan jumlah yang dikeluarkan. (Baca juga: Tujuan Akuntansi Sektor Publik)

Misalnya, dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp 7.000.000 per-periode. Saat pemegang kas kecil merasa dana yang ada semakin menipis, ia membuat pencatatan pengeluaran untuk melakukan pengisian kembali. Total pengeluaran pada periode itu adalah Rp 5.000.000.

Catatan atau laporan itu kemudian diserahkan kepada bagian keuangan. Bagian keuangan memeriksa laporan itu, kemudian memberikan dana (bisa berupa cek atau uang langsung) kepada pemegang kas kecil sebesar yang dikeluarkan yaitu Rp 5.000.000. Dengan begitu, saldo kas kecil kembali pada jumlah awal yaitu Rp 7.000.000

• Pengisian Kembali dalam Metode Fluktuasi

Pengisian kembali kas kecil pada metode fluktuasi juga dilakukan ketika saldo sudah menipis. Namun bedanya, pada metode ini pengisian kembali tidak harus sesuai dengan jumlah yang dikeluarkan. (Baca juga: Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik)

Misalnya, pada awal periode ditetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp 7.000.000. Saat sudah tinggal Rp  1.000.000, pemegang kas kecil mengajukan permintaan untuk pengisian kembali.

Namun pengisian kembali kas kecil tidak sejumlah pengeluaran atau Rp 6.000.000. Pengisian bisa lebih kecil atau lebih besar dari itu, tergantung kebijakan bagian keuangan atas analisa pencatatan pengeluaran kas kecil. (Baca juga: Jurnal Penerimaan Kas)

Jadi, saldo dalam kas kecil pun tidak selalu sama Rp 7.000.000. Bisa lebih kecil atau lebih besar pada tiap periode pembukuan.

Kelebihan dan Kekurangan Metode Dana Tetap

Metode dana tetap memiliki kelebihan dan kekurangannnya sendiri. Kelebihannya adalah:

• Pengeluaran rinci : Dalam metode dana tetap, pengeluaran uang kas kecil dapat diketahui lebih rinci. Hal ini karena pencatatan dilakukn berdasarkan pada pos-pos pengeluaran yang ada di pembukuan. Juga dengan adanya bukti pengeluaran yang dilampirkan. (Baca juga: Sistem Ekonomi Syariah)

• Menghemat waktu : Pencatatan metode tetap hanya dilakukan saat hendak melakukan pengisian kembali. Tidak perlu dilakukan setiap ada pengeluaran.

Sedangkan kekurangan dari metode dana tetap adalah:

• Saldo tidak selalu diketahui : Karena pencatatan baru dilakukan ketika hendak mengisi kembali kas kecil, maka saldo kas kecil tidak dapat diketahui setiap waktu. Saldo baru bisa diketahui ketika pemegang kas kecil menghitung manual atau melakukan perkiraan atas pengeluaran yang dilakukan. (Baca juga: Cara Membuat Buku Besar)

• Tidak dapat mengisi kembali setiap waktu : Karena saldo kas kecil tidak selalu ter-update atau tidak diketahui setiap saat, pengisian juga tidak dapat dilakukan setiap waktu. Pengisian dilakukan setelah melakukan penghitungan jumlah dana atau perkiraan dana yang tersisa.

Kelebihan dan Kekurangan Metode Dana Fluktuasi

Metode dana fluktuasi memiliki kelebihan dan kekurangannnya sendiri. Kelebihannya adalah:

• Saldo selalu diketahui : Pencatatan pengeluaran pada metode fluktuasi dilakukan setiap terjadi pengeluaran tersebut. Sehingga jumlah saldo kas kecil pun selalu dapat diketahui, atau selalu update. (Baca juga: Cara Membuat Neraca Saldo)

• Dapat mengisi kembali dengan cepat : Karena jumlah saldo selalu diketahui, pemegang kas kecil mengetahui dengan pasti berapa dana yang tersisa. Begitu dana sudah jelas terlihat menipis, tanpa perlu melakukan penghitungan, pemegang kas kecil dapat mengajukan pengisian kembali.

Sedangkan kelemahan metode dana fluktuasi adalah:

• Pengeluaran tidak terkelompokkan : Pencatatan dalam metode fluktuasi dilakukan tiap ada pengeluaran, tidak dibagi ke dalam pos-pos tertentu. Kita hanya dapat melihat apa saja pengeluaran pada hari itu, tapi tidak ada kelompok pengeluaran apa saja. (Baca juga: Bidang Bidang Akuntansi)

• Tidak diketahui pengeluaran terbanyak : Karena tidak dibuat pos-pos pengeluaran, perusahaan tidak dapat melihat pos atau bagian apa yang memiliki pengeluaran terbanyak.

Demikian pembahasan mengenai metode pencatatan kas kecil. Semoga tulisan ini dapat berguna bagi anda yang mencari informasi mengenai kas kecil dan bagaimana metode pencatatan serta pengisian kembali kas kecil.