2 Metode Pencatatan Persediaan Barang Dagang dalam Akuntansi

Seperti yang telah diketahui bahwa perusahaan barang dagang ialah perusahaan yang hanya melakukan kegiatan perdagangan yaitu membeli dan menjual lagi barang-barang dagangan tanpa melakukan pengolahan baik yang bersifat mengubah bentuk maupun mengubah fungsi terhadap barang-barang yang sebelumnya dibeli. Jadi, secara garis besar, perusahaan barang dagang memiliki kegiatan utama yaitu membeli dan menjual kembali barang-barang yang telah dibeli sebelumnya.

Pentingnya Administrasi dalam Perusahaan Dagang

Kegiatan yang bukan utama namun tak kalah penting dilakukan karena merupakan benang merah dalam setiap bisnis ataupun perusahaan yaitu kegiatan akuntansi. Kegiatan akuntansi mutlak harus dilakukan terlebih lagi terhadap perusaahan dagang dimana adanya, transaksi beli, stocking (persediaan) dan jual kembali. Kegiatan akuntasi, kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan pencatatan, pengklasifikasian, pengikhtisaran, dan pelaporan. Secara umum, fungsi dari kegiatan akuntansi yaitu memberikan gambaran mengenai kondisi perusahaan sebagai bahan pertimbangan guna memberikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan perusahaan di masa depan.

Begitu pentingnya akuntansi bagi perusahaan membuat reputasi perusahaan juga semakin diperhitungkan jika memiliki sistem akuntansi yang baik, rapi, sistematis dan mudah dimengerti. Para investor yang berguna bagi perkembangan perusahaan akan dengan mudah menggelontorkan sejumlah dana yang dapat membuat semakin bertahan dan berkembangnya suatu perusahaan.

Selain  kegiatan transaksi penjualan dan pembelian yang menjadi kegiatan utama dalam perusahaan barang dagang, berikut ini ada beberapa transaksi yang juga terjadi di perusahaan barang dagang, yaitu:

• Transaksi penjualan barang dagang
• Transaksi pembelian barang dagang
• Beban transportasi
• Pajak pertambahan nilai
• Potongan
• Retur

Kegiatan atau aktivitas apapun harus di-akuntansikan secara baik, rapi, sistematis dan sederhana sehingga mudah untuk disajikan sebagai informasi perusahaan. Baca juga pengertian persediaan – pengertian ekuitas

Dari beberapa kegiatan perusahaan dagang yang harus di-akuntansikan, saya disini hanya akan membahas pada kegiatan pencatatan persediaan barang dagang khususnya metode pencatatan persediaan barang dagang.

Pencatatan persediaan merupakan kegiatan yang membedakan antara perusahaan barang dagang dengan perusahaan jasa sehingga pencatatan persediaan merupakan hal yang penting dalam perusahaan dagang. Pencatatan barang dagang baik yang masuk ataupun keluar dilakukan untuk memininimalisir kerugian yang diakibatkan oleh hilangnya barang-barang dagang setelah dibeli terlebih untuk barang-barang yang dibeli secara kredit.

Ada dua metode pencatatan barang dagang yang digunakan oleh perusahaan barang dagang yaitu Metode Periodik (periodic inventory system) atau Metode Fisik (physical system) dan Metode Permanen (perpectual system) atau  Metode Terus Menerus (Continue).

1. Metode Periodik (periodic inventory sytem)

Metode Periodik (periodic inventory sytem) atau Metode Fisik (physical system). Dalam metode pencatatan barang dagang dengan menggunakan metode periodik (periodic inventory system) atau metode fisik (physical system), mutasi atau perpindahan barang yang keluar maupun masuk tidak akan dicatat. Pencatatan barang dilakukan oleh perusahaan barang dagang melalui akun penjualan untuk transaksi penjualan barang dan akun pembelian untuk transaksi pembelian barang.

Metode pencatatan barang dengan metode periodik (periodic inventory system) atau metode fisik (physical system)  ini menyebabkan persediaan barang tidak dapat diketahui setiap saat. Pencatatan persediaan barang dagang dengan metode ini dilakukan secara berkala (periodik) pada akhir periode dengan sistem penghitungan secara fisik barang dagang dan barang persediaan (stock opname) yang ada di tempat penyimpanan atau gudang. Umumnya, metode periodik atau fisik ini digunakan pada perusahaan yang menjual barang-barang dagang yang memiliki harga relatif murah, tetapi sering terjadi.

Baca juga: transaksi bisnis perusahaan – pencatatan transaksi keuangan

Cara untuk menentukan harga pokok dalam metode ini:

• Catat pembelian barang dagang
• Catat harga pokok barang yang dibeli
• Tentukan harga pokok persediaan barang di awal dan akhir periode.

Kelemahan:

Sebab pencatatan hanya dilakukan pada akhir periode, tidak pada saat setiap terjadinya transaksi maka kehilangan barang persediaan yang akan sulit untuk diketahui oleh perusahaan secara tepat. Disamping kelemahan dalam menyajikan jumlah atau saldo yang pasti terhadap persediaan barang yang seharusnya ada, metode ini juga menyulitkan penentuan dalam penetapan harga yang benar untuk harga pokok barang yang telah terjual.

Jurnal penyesuaian (adjustment journal) sering dibuat untuk mengatasi kelemahan dari penerapan metode periodik (periodic inventory system) atau metode fisik (physical system) ini. Dengan jurnal penyesuaian, data pencatatan barang dagang disusun berdasarkan jumlah atau saldo persediaan akhir barang dan data penyesuaian akhir periode.

Kelebihan:  

Karena pencatatan dalam metode ini hanya dilakukan secara periodik, tidak setiap saat terjadinya transaksi, hanya dilakukan di akhir periode, metode ini lebih menghemat waktu dan tenaga.

2. Metode Permanen (perpectual system)

Metode Permanen (perpectual system) atau Metode Terus Menerus (Continue). Pencatatan barang dagang dilakukan secara permanen atau terus menerus, detail atau terperinci pada setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan barang dagang. Dengan metode ini, persediaan barang dagang dapat diketahui setiap saat karena tercatat secara terus-menerus.

Untuk lebih jelas, berikut pencatatan yang harus dilakukan jika menggunakan metode permanen (perpectual system) ini, yaitu:

• Dalam rekening persediaan barang dagang

Pembelian barang dagang, biaya angkut pembelian barang dagang, retur, dan pengurangan harga pembelian yang dibeli oleh perusahaan barang dagang akan dicatat dalam rekening ini.

• Harga pokok penjualan

Harga pokok penjualan ditentukan dengan cara mendebit rekening harga pokok penjualan dan mengkredit rekening persediaan barang dagang.

• Rekening pengendali

Buku pembantu yang juga merupakan rekening pengendali menyajikan data tentang kualitas dan harga dari tiap-tiap persediaan barang.

Kelemahan:

Metode pencatatan persediaan barang dagang dengan metode periodik yang dilakukan setiap adanya kegiatan ataupun transaksi walaupun lebih akurat namun metode ini lebih memakan banyak waktu dan tenaga.

Kelebihan:

Kegiatan dan transaksi yang selalu tercatat secara detai atau terperinci membuat pencatatan persediaan barang dagang menjadi lebih akurat sehingga terjadinya kehilangan barang persediaan dapat dengan mudah terlacak oleh perusahaan.

Baca juga: metode pengumpulan biaya – karakteristik akuntansi sektor publik

Metode pencatatan barang dengan metode ini biasa dilakukan oleh perusahaan yang menawarkan atau menjual barang-barang yang memiliki harga yang relatif mahal dan jarang.

Selain metode persediaan barang dagang, hal yang perlu diketahui tentang persediaan barang dagang lainnya yaitu mengenai metode menilai persediaan barang dagang. Ada tiga metode yang dapat digunakan untuk menilai persediaan barang dagang melalui metode penghitungan harga pokok, yaitu Metode FIFO (First In – First Out), Metode LIFO (Last In First Out), dan Metode Rata-rata (Average Cost). Nilai persediaan barang dagang ditentukan oleh kuantitas dan harga pokok dari barang dagang.

• Metode FIFO (First In – First Out)

Penerapan metode ini terutama diterapkan pada barang-barang yang tidak tahan lama atau produk-produk yang modelnya cepat berubah. Oleh karena penerapan metode ini maka saldo akhir menunjukkan barang yang dibeli terakhir sebab barang yang dibeli lebih awal akan dikeluarkan lebih awal juga. Penggunaan metode ini dalam menghitung nilai persediaan barang akan menghasilkan laba yang besar namun penghitungan labanya kurang akurat.

Contoh penerapan metode ini yaitu pada produk-produk makanan olahan di supermarket.

• Metode LIFO (Last In – First Out)

Ini merupakan metode yang lebih rumit sehingga biaya pembukuan untuk menjadi lebih mahal. Metode ini menerapkan penjualan terhadap barang yang paling akhir masuk yang akan dijual terlebih dahulu. Laba dan rugi yang dihasilkan dari penerapan metode ini cenderung menghasilkan laba dan rugi yang lebih rendah.

Contoh bidang penerapan metode ini dalam perusahaan dagang yaitu dalam bidang pakaian, teknologi, elektronik dan toko buku.

• Metode Rata-rata (Average Cost)

Ini merupakan metode tengah-tengah antara metode FIFO dan metode LIFO. Metode Rata-rata (average) dibagi menjadi dua metode yaitu metode rata-rata sederhana (simple average method) dan metode rata-rata tertimbang (weighted average method).

Dalam metode rata-rata sederhana (simple average method), nilai persediaan barang ditentukan melalui hasil perkalian dari harga rata-rata barang dagang per unit dengan sisa barang dagang. Sedangkan dalam metode rata-rata tertimbang (weighted average method), nilai persediaan barang dagang ditentukan berdasarkan perhitungan pada perkalikan dari jumlah barang dagang yang tersedia dengan harga barang dagang rata-rata persatuan.